wisata
Senin, 22 November 2010
wisata kampar
istana siak
sejarah
Kerajaan Siak Sri Indrapura didirikan pada tahun 1723 M oleh Raja Kecik yang bergelar Sultan Abdul Jalil Rahmat Syah putera Raja Johor (Sultan Mahmud Syah) dengan istrinya Encik Pong, dengan pusat kerajaan berada di Buantan. Konon nama Siak berasal dari nama sejenis tumbuh-tumbuhan yaitu siak-siak yang banyak terdapat di daerah siak.
Sebelum kerajaan Siak berdiri, daerah Siak berada dibawah kekuasaan Johor. Yang memerintah dan mengawasi daerah ini adalah raja yang ditunjuk dan di angkat oleh Sultan Johor. Namun hampir 100 tahun daerah ini tidak ada yang memerintah. Daerah ini diawasi oleh Syahbandar yang ditunjuk untuk memungut cukai hasil hutan dan hasil laut.
Pada awal tahun 1699 Sultan Kerajaan Johor bergelar Sultan Mahmud Syah II mangkat dibunuh Magat Sri Rama, istrinya yang bernama Encik Pong pada waktu itu sedang hamil dilarikan ke Singapura, terus ke Jambi. Dalam perjalanan itu lahirlah Raja Kecik dan kemudian dibesarkan di Kerajaan Pagaruyung Minangkabau.
Sementara itu pucuk pimpinan Kerajaan Johor diduduki oleh Datuk Bendahara tun Habib yang bergelar Sultan Abdul Jalil Riayat Syah.
Setelah Raja Kecik dewasa, pada tahun 1717 Raja Kecik berhasil merebut tahta Johor. Tetapi tahun 1722 Kerajaan Johor tersebut direbut kembali oleh Tengku Sulaiman ipar Raja Kecik yang merupakan putera Sultan Abdul Jalil Riayat Syah.
Dalam merebut Kerajaan Johor ini, Tengku Sulaiman dibantu oleh beberapa bangsawan Bugis. Terjadilah perang saudara yang mengakibatkan kerugian yang cukup besar pada kedua belah pihak, maka akhirnya masing-masing pihak mengundurkan diri. Pihak Johor mengundurkan diri ke Pahang, dan Raja Kecik mengundurkan diri ke Bintan dan seterusnya mendirikan negeri baru di pinggir Sungai Buantan (anak Sungai Siak). Demikianlah awal berdirinya kerajaan Siak di Buantan.
Namun, pusat Kerajaan Siak tidak menetap di Buantan. Pusat kerajaan kemudian selalu berpindah-pindah dari kota Buantan pindah ke Mempura, pindah kemudian ke Senapelan Pekanbaru dan kembali lagi ke Mempura. Semasa pemerintahan Sultan Ismail dengan Sultan Assyaidis Syarif Ismail Jalil Jalaluddin (1827-1864) pusat Kerajaan Siak dipindahkan ke kota Siak Sri Indrapura dan akhirnya menetap disana sampai akhirnya masa pemerintahan Sultan Siak terakhir.
Pada masa Sultan ke-11 yaitu Sultan Assayaidis Syarief Hasyim Abdul Jalil Syaifuddin yang memerintah pada tahun 1889 ? 1908, dibangunlah istana yang megah terletak di kota Siak dan istana ini diberi nama Istana Asseraiyah Hasyimiah yang dibangun pada tahun 1889.
Pada masa pemerintahan Sultan Syarif Hasyim ini Siak mengalami kemajuan terutama dibidang ekonomi. Dan masa itu pula beliau berkesempatan melawat ke Eropa yaitu Jerman dan Belanda.
Setelah wafat, beliau digantikan oleh putranya yang masih kecil dan sedang bersekolah di Batavia yaitu Tengku Sulung Syarif Kasim dan baru pada tahun 1915 beliau ditabalkan sebagai Sultan Siak ke-12 dengan gelar Assayaidis Syarif Kasim Abdul Jalil Syaifuddin dan terakhir terkenal dengan nama Sultan Syarif Kasim Tsani (Sultan Syarif Kasim II).
Bersamaan dengan diproklamirkannya Kemerdekaan Republik Indonesia, beliau pun mengibarkan bendera merah putih di Istana Siak dan tak lama kemudian beliau berangkat ke Jawa menemui Bung Karno dan menyatakan bergabung dengan Republik Indonesia sambil menyerahkan Mahkota Kerajaan serta uang sebesar Sepuluh Ribu Gulden.
Dan sejak itu beliau meninggalkan Siak dan bermukim di Jakarta. Baru pada tahun 1960 kembali ke Siak dan mangkat di Rumbai pada tahun 1968.
Diawal Pemerintahan Republik Indonesia, Kabupaten Siak ini merupakan Wilayah Kewedanan Siak di bawah Kabupaten Bengkalis yang kemudian berubah status menjadi Kecamatan Siak. Barulah pada tahun 1999 berubah menjadi Kabupaten Siak dengan ibukotanya Siak Sri Indrapura berdasarkan UU No. 53 Tahun 1999
SILSILAH
Raja Raja yang pernah berkuasa di kerajaan Siak:
sultan Abdul Jalil Rakhmad Syah Almarhum Buantan (1723-1744)
Sultan Mohamad Abdul Jalil Jalaladdin syah(1744-1760)
Sultan Ismail Abdul Jalil Jalaluddin Syah(1760-1761)
Sultan abdul Jalil Amaluddin Syah(1761-1766)
Sultan Mohmad Ali Abdul Jalil Mu'azam Syah(1766-1779)
Sultan Ismail Abdul Jalil Rakhmat Syah(1779-1781)
Sultan Yahya Abdul Jalin Muzafar Syah(1782-1784)
Sultan Assyaidis Syarif Ali Abdul Jalil Syaifuddin(1784-1811)
Sultan Assyaidis Syarif Ibrahim Abdul Jalil Kholiluddin(1811-1827)
Sultan Assyaidis Syarif Ismail Abdul Jalil Syaifuddin(1827-1864)
Sultan Assyaidis Syarif kasim I Abdul Jalil Syaifuddin(1864-1889)
Sultan Assyaidis Syarif Hasyim Abdul Jalil Syaifuddin(1889-1908)
Sultan Assyaidis Syarif kasim II Abdul Jalil Syaifuddin(1908-1946).
candi muara takus
Candi Muara Takus adalah candi tertua di Sumatera yang terbuat dari tanah liat, tanah pasir, dan batu bata sementara candi yang ada di Jawa terbuat dari batu andesit yang diambil dari pegunungan. Bahan pembuat candi ini, khususnya tanah liat, diambil dari desa Pongkai yang terletak kurang lebih 6 km di sebelah hilir kompleks Candi Muara Takus. Nama Pongkai berasal dari bahasa Cina Pong berati lubang dan Kai berarti tanah, maksudnya adalah lubang tanah yang diakibatkan oleh penggalian untuk pembuatan candi Muara Takus tersebut. Bekas lubang galian sekarang tidak dapat kita temukan lagi karena sudah tenggelam oleh genangan waduk PLTA Koto Panjang.
Bangunan utama di kompleks ini adalah sebuah stupa yang besar dengan sebuah bentukan menara yang sebagian besar terbuat dari batu bata dan sebagian kecil batu pasir kuning. Halaman candi ini berbentuk bujur sangkar (persegi) yang dikelilingi tembok berukuran 74 x 74 meter yang terbuat dari batu putih dengan tinggi tembok ± 80 cm. Di luar arealnya terdapat pula tembok tanah berukuran 1,5 x 1,5 kilometer yang mengelilingi kompleks ini sampai ke pinggir sungai Kampar Kanan. Di dalam kompleks ini terdapat bangunan Candi Tua, Candi Bungsu, Mahligai Stupa serta Palangka. Di luar kompleks ini terdapat pula bangunan-bangunan (bekas) yang terbuat dari batu bata, yang belum dapat dipastikan jenis bangunannya.
Kompleks Candi Muara Takus, merupakan satu-satunya peninggalan sejarah yang berbentuk candi di Riau. Candi yang bersifat Buddhis ini merupakan bukti bahwa agama Buddha pernah berkembang di kawasan ini. Bangunan candi yang terdapat di kompleks Candi Muara Takus antara lain :
1. Candi Mahligai: candi yang dianggap paling utuh. Bangunan ini terbagi atas tiga bagian, yaitu kaki, badan, dan atap. Stupa ini memiliki pondasi berdenah persegi panjang dan berukuran 9,44 m x 10,6 m, serta memiliki 28 sisi yang mengelilingi alas candi dengan pintu masuk berada di sebelah Selatan. Pada bagian alas tersebut terdapat ornamen lotus ganda, dan di bagian tengahnya berdiri bangunan menara silindrik dengan 36 sisi berbentuk kelopak bunga pada bagian dasarnya. Bagian atas dari bangunan ini berbentuk lingkaran. Dahulu menurut DR. FM Snitger, pada keempat sudut pondasi terdapat 4 arca singa dalam posisi duduk yang terbuat dari batu andesit. Selain itu, berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Yzerman, dahulu bagian puncak menara terdapat batu dengan lukisan daun oval dan relief-relief sekelilingnya. Bangunan ini diduga mengalami dua tahap pembangunan. Dugaan in didasarkan pada kenyataan bahwa di dalam kaki bangunan yang sekarang terdapat profil kaki bangunan lama sebelum bangunan diperbesar.
2. Candi Sulung (Tua): yaitu candi terbesar di antara bangunan lainnya di kompleks Candi Muara Takus. Bangunan ini terbagi menjadi tiga bagian, yaitu kaki, badan, dan atap. Bagian kaki terbagi dua. Ukuran kaki pertama tingginya 2,37 m sedangkan yang kedua mempunyai ketinggian 1,98 m. Tangga masuk terdapat di sisi Barat dan sisi Timur yang didekorasi dengan arca singa. Lebar masing-masing tangga 3,08 m dan 4 m. Dilihat dari sisa bangunan bagian dasar mempunyai bentuk lingkaran dengan garis tengah ± 7 m dan tinggi 2,50 m. Ukuran pondasi bangunan candi ini adalah 31,65 m x 20,20 m. Pondasi candi ini memiliki 36 sisi yang mengelilingi bagian dasar. Bagian atas dari bangunan ini adalah bundaran. Tidak ada ruang kosong sama sekali di bagian dalam Candi Sulung. Bangunan terbuat dari susunan bata dengan tambahan batu pasir yang hanya digunakan untuk membuat sudut-sudut bangunan, pilaster-pilaster, dan pelipit-pelipit pembatas perbingkaian bawah kaki candi dengan tubuh kaki serta pembatas tubuh kaki dengan perbingkaian atas kaki. Berdasarkan penelitian tahun 1983 diketahui bahwa candi ini paling tidak telah mengalami dua tahap pembangunan. Indikasi mengenai hal ini dapat dilihat dari adanya profil bangunan yang tertutup oleh dinding lain yang bentuk profilnya berbeda.
3. Candi Bungsu: bentuknya tidak jauh beda dengan Candi Sulung. Hanya saja pada bagian atas berbentuk segi empat. Ia berdiri di sebelah barat Candi Mahligai dengan ukuran 13,20 x 16,20 meter. Di sebelah Timur terdapat stupa-stupa kecil serta terdapat sebuah tangga yang terbuat dari batu putih. Bagian pondasi bangunan memiliki 20 sisi, dengan sebuah bidang di atasnya. Pada bidang tersebut terdapat teratai. Penelitian yang dilakukan oleh Yzerman, berhasil menemukan sebuah lubang di pinggiran padmasana stupa yang di dalamnya terdapat tanah dan abu. Dalam tanah tersebut didapatkan tiga keping potongan emas dan satu keping lagi terdapat di dasar lubang, yang digores dengan gambar-gambar tricula dan tiga huruf Nagari. Di bawah lubang, ditemukan sepotong batu persegi yang pada sisi bawahnya ternyata digores dengan gambar tricula dan sembilan buah huruf. Bangunan ini dibagi menjadi dua bagian menurut jenis bahan yang digunakan. Kurang lebih separuh bangunan bagian Utara terbuat dari batu pasir, sedangkan separuh bangunan bagian selatan terbuat dari bata. Batas antara kedua bagian tersebut mengikuti bentuk profil bangunan yang terbuat dari batu pasir. Hal ini menunjukkan bahwa bagian bangunan yang terbuat dari batu pasir telah selesai dibangun kemudian ditambahkan bagian bangunan yang terbuat dari bata.
4. Candi Palangka: terletak di sisi Timur stupa mahligai dengan ukuran tubuh candi 5,10 m x 5,7 m dengan tinggi sekitar dua meter. Candi ini terbuat dari batu bata, dan memiliki pintu masuk yang menghadap ke arah utara. Candi Palangka pada masa lampau diduga digunakan sebagai altar.
PLTA koto panjang
PLTA Koto Panjang terletak di desa Merangin Kecamatan XIII Koto Kampar, Kabupaten Kampar, Propinsi Riau di pinggir jalan nasional yang menghubungkan Propinsi Riau dan Propinsi Sumatera Barat, berjarak 20 Km dari Bangkinang atau 85 Km dari Kota Pekan Baru. Titik koordinat kota Kecamatan 1000 , 4' BT dan 00°, 3' LU, dengan ibukota Kecamatan Batu Bersurat. Luas wilayah genangan (waduk) lebih kurang 12.400 Ha yang melipuli 8 (delapan) desa di kecamatan XIII Koto Kampar, Kabupaten Kampar, Propinsi Riau, dan 2 (dua) desa di kecamatan Pangkalan Koto Baru, Kabupaten 50 Kota, Propinsi Sumatera Barat. Pembangunan proyek PLTA Koto Panjang bertujuan untuk mengantisipasi laju pembangunan di Propinsi Riau, khususnya dalam rangka memenuhi kebutuhan tenaga listrik jangka panjang, serta untuk memacu pertumbuhan ekonomi masyarakat pada sektor hulu dan hilir. Selain itu pembangunan proyek ini bertujuan untuk pengembangan wilayah baru melalui pembangunan lokasi pemukiman baru, masyarakat yang dipindahkan memiliki lahan pertanian masing-masing seluas 2,5 Ha. Pembangunan proyek juga meningkatkan aksesibilitas masyarakat dengan dibukanya jalan-jalan baru, mengeleminir keterisolasian daerah-daerah terpencil, serta terbukanya lapangan usaha di sektor jasa dan perdagangan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa dengan adanya proyek PLTA Koto Panjang terjadi penurunan pendapatan rata-rata masyarakat secara signifikan, yakni sebesar 9,37 persen. Sedangkan tingkat kepadatan penduduk di Kecamatan XIII Koto Kampar setelah adanya proyek bertambah sebesar 15,93 persen. Adapun dampak proyek terhadap produksi pertanian padi menyebabkan terjadinya penurunan sebesar 47,95 persen, sedangkan produksi jagung turun sebesar 21,84 persen.
Kawasan PLTA Koto Panjang tidak semata-mata sebagai sumber tenaga listrik dan sumber air bersih, tapi juga menyimpan nilai historis bagi masyarakat Kabupaten Kampar dan Kabupaten Lima Puluh Kota khususnya serta masyarakat Provinsi Riau dan Sumatera Barat pada umumnya.
Pembangunan kawasan PLTA Koto Panjang dimulai tahun 1979, ketika PLN berencana membangun dam skala kecil di Tanjung Pauh untuk memanfaatkan air Batang Mahat, anak Sungai Kampar Kanan. Pada bulan September dan November 1979, TEPSCO (Tokyo Electric Power Service Co. Ltd.), sebuah perusahaan konsultan Jepang, mengirim tim pencarian proyek (project finding) ke Sumatera.
Dari hasil survey yang dilakukan, TEPSCO mengusulkan pembangunan waduk berskala besar di pertemuan Sungai Kampar Kanan dengan Batang Mahat yang lokasi damsitenya di daerah Koto Panjang. Pada bulan Januari 1993, pembangunan proyek yang terletak di tapal batas Provinsi Riau dengan Provinsi Sumatera Barat ini pun dimulai. Pada bulan Maret 1996, bendungan selesai dibangun dan langsung dilakukan ujicoba penggenangan air. Bertepatan dengan hari Jumat tanggal 28 Februari 1997, penggenangan air secara resmi dilakukan.
Kawasan PLTA Koto Panjang memiliki panorama alam yang indah dengan latar deretan bukit-bukit yang ditumbuhi berbagai jenis pepohonan. Dari jauh terlihat Gunung Bukit Barisan yang menjadi hulu air waduk ini. Air danaunya yang biru seakan-akan menarik pengunjung untuk mengarungi areal sekitar 12.900 hektar ini dengan perahu atau pompong. Kawasan yang asri dan tenang ini sangat cocok dijadikan tempat untuk melepaskan penat sehabis bekerja seharian atau sekadar untuk mencari inspirasi.
Senin, 08 November 2010
hak cipta
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2002 Tentang Hak Cipta :
• Hak Cipta adalah hak eksklusif bagi Pencipta atau penerima hak untuk mengumumkan atau memperbanyak Ciptaannya atau memberikan izin untuk itu dengan tidak mengurangi pembatasan-pembatasan menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.(Pasal 1 ayat 1)
• Hak cipta diberikan terhadap ciptaan dalam ruang lingkup bidang ilmu pengetahuan, kesenian, dan kesusasteraan. Hak cipta hanya diberikan secara eksklusif kepada pencipta, yaitu "seorang atau beberapa orang secara bersama-sama yang atas inspirasinya lahir suatu ciptaan berdasarkan pikiran, imajinasi, kecekatan, keterampilan atau keahlian yang dituangkan dalam bentuk yang khas dan bersifat pribadi".
• Hak Cipta adalah hak eksklusif bagi Pencipta atau penerima hak untuk mengumumkan atau memperbanyak Ciptaannya atau memberikan izin untuk itu dengan tidak mengurangi pembatasan-pembatasan menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.(Pasal 1 ayat 1)
• Hak cipta diberikan terhadap ciptaan dalam ruang lingkup bidang ilmu pengetahuan, kesenian, dan kesusasteraan. Hak cipta hanya diberikan secara eksklusif kepada pencipta, yaitu "seorang atau beberapa orang secara bersama-sama yang atas inspirasinya lahir suatu ciptaan berdasarkan pikiran, imajinasi, kecekatan, keterampilan atau keahlian yang dituangkan dalam bentuk yang khas dan bersifat pribadi".
Rabu, 06 Oktober 2010
pameran perpustakaan BPA
BPA Kembali Gelar Pameran Pustaka,buku dan multi Media
Minggu, 25 Desember 2005
PEKANBARU (Riau Online): Menurut rencana bersempena hari gemar membaca, Badan Perpustakan dan Arsip (BPA) Provinsi Riau kembali menggelar kegiatan pameran perpustakaan, buku dan Multi Media tahun 2005. Rencananya kegiatan yang sudah menjadi agenda tahunan BPA tersebut akan digelar pada 27 September hingga 1 Oktober mendatang di komplek BPA Riau Jalan Sudirman, Pekanbaru.
PEKANBARU (Riau Online): Menurut rencana bersempena hari gemar membaca, Badan Perpustakan dan Arsip (BPA) Provinsi Riau kembali menggelar kegiatan pameran perpustakaan, buku dan Multi Media tahun 2005. Rencananya kegiatan yang sudah menjadi agenda tahunan BPA tersebut akan digelar pada 27 September hingga 1 Oktober mendatang di komplek BPA Riau Jalan Sudirman, Pekanbaru.
"Kegiatan serupa juga sudah pernah dilakukan tahun sebelumnya, dan kegiatan pameran ini sudah dijadikan agenda rutin BPA Provinsi Riau bersempena dengan hari Gemar Membaca tahun 2005,"kata Kepala BPA Riau, H Ahmad Syah Harrofie,SH,MH, Sabtu (10/9) kemarin
Maksud kegiatan ini adalah untuk memberikan motivasi terutama kepada generasi muda atau pelajar untuk selalu gemar membaca, dan ini juga sejalan dengan visi Riau 2020 serta untuk meningkatkan mutu sumberdaya manusia.
Pada kegiatan pameran yang akan berlangsung selama lima hari tersebut, saat ini sudah terdapat sebanyak 20 penerbit dari luar Provinsi yang akan mengikuti pameran tersebut diantarnya Bumi Aksara Jakarta, Air Langga Jakarta, Pabelant Surakarta, Yudistira Jakarta
Intan Pariwara Magelang, Aneka Ilmu Semarang, Tiga Serangkai Jakarta, Paramitra Book Corner Jakarta, Grafindo Jakarta, Elex Media Komputindo Jakarta, Gramedia Group Jakarta, dan Nuansa Cerah Informasi (NCI) Bandung
"sedangkan untuk penerbit lokal yang akan ikut serta adalah Pusaka Riau, Unri Press, UIR Press, IKAPI Perwakilan Riau, ISDP, Persada Riau dan RME,"terang Ahmad
Selain penerbit juga akan mengikutsertakan sejumlah perpustakaan umum kabupaten/kota yakni Perpustakaan Dumai, Bengkalis, Indragiri Hulu, Indragiri Hilir dan Perpustakaan umum Kampar, Perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan nasional, yang diharapkan akan mem\nampilkan koleksi-koleksi Melayu Kuno dan di tambah 2 perpustakaan instansi, perpustakaan swasta terpilih serta taman bacaan komunitas atau taman bacaan terpilih
Menurutnya, peminat yang ingin mengikuti kegiatan pameran ini cukup tinggi, baik dari dalam maupun luar Provinsi, namun karena keterbatasn lokasi yang ada di Komplek BPA, maka jumlah peserta yang akan ikut dibatasi.
Minggu, 25 Desember 2005
PEKANBARU (Riau Online): Menurut rencana bersempena hari gemar membaca, Badan Perpustakan dan Arsip (BPA) Provinsi Riau kembali menggelar kegiatan pameran perpustakaan, buku dan Multi Media tahun 2005. Rencananya kegiatan yang sudah menjadi agenda tahunan BPA tersebut akan digelar pada 27 September hingga 1 Oktober mendatang di komplek BPA Riau Jalan Sudirman, Pekanbaru.
PEKANBARU (Riau Online): Menurut rencana bersempena hari gemar membaca, Badan Perpustakan dan Arsip (BPA) Provinsi Riau kembali menggelar kegiatan pameran perpustakaan, buku dan Multi Media tahun 2005. Rencananya kegiatan yang sudah menjadi agenda tahunan BPA tersebut akan digelar pada 27 September hingga 1 Oktober mendatang di komplek BPA Riau Jalan Sudirman, Pekanbaru.
"Kegiatan serupa juga sudah pernah dilakukan tahun sebelumnya, dan kegiatan pameran ini sudah dijadikan agenda rutin BPA Provinsi Riau bersempena dengan hari Gemar Membaca tahun 2005,"kata Kepala BPA Riau, H Ahmad Syah Harrofie,SH,MH, Sabtu (10/9) kemarin
Maksud kegiatan ini adalah untuk memberikan motivasi terutama kepada generasi muda atau pelajar untuk selalu gemar membaca, dan ini juga sejalan dengan visi Riau 2020 serta untuk meningkatkan mutu sumberdaya manusia.
Pada kegiatan pameran yang akan berlangsung selama lima hari tersebut, saat ini sudah terdapat sebanyak 20 penerbit dari luar Provinsi yang akan mengikuti pameran tersebut diantarnya Bumi Aksara Jakarta, Air Langga Jakarta, Pabelant Surakarta, Yudistira Jakarta
Intan Pariwara Magelang, Aneka Ilmu Semarang, Tiga Serangkai Jakarta, Paramitra Book Corner Jakarta, Grafindo Jakarta, Elex Media Komputindo Jakarta, Gramedia Group Jakarta, dan Nuansa Cerah Informasi (NCI) Bandung
"sedangkan untuk penerbit lokal yang akan ikut serta adalah Pusaka Riau, Unri Press, UIR Press, IKAPI Perwakilan Riau, ISDP, Persada Riau dan RME,"terang Ahmad
Selain penerbit juga akan mengikutsertakan sejumlah perpustakaan umum kabupaten/kota yakni Perpustakaan Dumai, Bengkalis, Indragiri Hulu, Indragiri Hilir dan Perpustakaan umum Kampar, Perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan nasional, yang diharapkan akan mem\nampilkan koleksi-koleksi Melayu Kuno dan di tambah 2 perpustakaan instansi, perpustakaan swasta terpilih serta taman bacaan komunitas atau taman bacaan terpilih
Menurutnya, peminat yang ingin mengikuti kegiatan pameran ini cukup tinggi, baik dari dalam maupun luar Provinsi, namun karena keterbatasn lokasi yang ada di Komplek BPA, maka jumlah peserta yang akan ikut dibatasi.
Selasa, 05 Oktober 2010
tugas pak khaidir
• Pengertian arsip
Menurut asal kata, arsip berasal dari bahasa Belanda
yaitu archief yang berarti tempat penyimpanan secara
teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam,
surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, dan peta
• Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari
• Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara
Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola di unit pengolah.
Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah:
a. Naskah naskah yang dibuat, dan diterima oleh Lembaga Lembaga Negara dan Badan Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
b. Naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Badan swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan kebangsaan.
Menurut asal kata, arsip berasal dari bahasa Belanda
yaitu archief yang berarti tempat penyimpanan secara
teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam,
surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, dan peta
• Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari
• Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara
Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola di unit pengolah.
Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah:
a. Naskah naskah yang dibuat, dan diterima oleh Lembaga Lembaga Negara dan Badan Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
b. Naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Badan swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan kebangsaan.
Penegertian arsip
Pengertian Arsip
Menurut asal kata, arsip berasal dari bahasa Belanda
yaitu archief yang berarti tempat penyimpanan secara
teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam,
surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, dan peta
(Atmosudirjo : 1982).
Pengertian Arsip
Menurut UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan
Pokok Kearsipan, arsip adalah naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh lembaga pemerintah,
swasta maupun perorangan dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pengertian Arsip
The Georgia Archeves (2004) menyebutkan bahwa arsip
dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua
dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang
dikelola perpustakaan), microfilm, magnetic tape, atau
bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisiknya dibuat
atau diterima menurut undang–undang.
Pengertian Arsip
Menurut International standars Organization (ISO), arsip
adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk,
termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta
dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi
bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas
(ISO/DIS15489).
Pengertian Arsip
Menurut Deserno dan Kynaston (2005) arsip adalah
dokumen dalam media yang mempunyai nilai historis atau
hukum sehingga disimpan secara permanen.
Kesimpulan
Berdasarkan beberapa pendapat di atas, maka dapat
disimpulkan bahwa arsip merupakan informasi yang
terkandung dalam berbagai bentuk berkas (lembaran
kertas), file elektronik, maupun bentuk lain yang dibuat,
diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun
perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan
Menurut asal kata, arsip berasal dari bahasa Belanda
yaitu archief yang berarti tempat penyimpanan secara
teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam,
surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, dan peta
(Atmosudirjo : 1982).
Pengertian Arsip
Menurut UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan
Pokok Kearsipan, arsip adalah naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh lembaga pemerintah,
swasta maupun perorangan dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pengertian Arsip
The Georgia Archeves (2004) menyebutkan bahwa arsip
dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua
dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang
dikelola perpustakaan), microfilm, magnetic tape, atau
bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisiknya dibuat
atau diterima menurut undang–undang.
Pengertian Arsip
Menurut International standars Organization (ISO), arsip
adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk,
termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta
dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi
bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas
(ISO/DIS15489).
Pengertian Arsip
Menurut Deserno dan Kynaston (2005) arsip adalah
dokumen dalam media yang mempunyai nilai historis atau
hukum sehingga disimpan secara permanen.
Kesimpulan
Berdasarkan beberapa pendapat di atas, maka dapat
disimpulkan bahwa arsip merupakan informasi yang
terkandung dalam berbagai bentuk berkas (lembaran
kertas), file elektronik, maupun bentuk lain yang dibuat,
diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun
perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan
pengertian arsip
PENGERTIAN ARSIP DAN FUNGSI ARSIP VITAL
Dalam setiap kegiatan organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta akan menghasilkan arsip. Informasi yang terekam tersebut yang berupa arsip merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga merupakan memori organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga keutuhan fisik maupun informasinya.
Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah:
a. Naskah‑naskah yang dibuat, dan diterima oleh Lembaga‑Lembaga Negara dan Badan‑Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
b. Naskah‑naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan‑Badan swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan kebangsaan. [1]
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta dari setiap kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah, swasta maupun perorangan dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan maupun kehidupan kebangsaan.
Sementara itu, berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari
Bedasarkan kegunaan arsip dinamis dibedakan atas :
a. Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola di unit pengolah.
b. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.[2]
Arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni arsip biasa dan arsip vital. Kalau arsip biasa adalah jika terjadi sesuatu dengan arsip tersebut organisasi tidak akan terhenti kehidupannya. Sementara itu, arsip vital yaitu asip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima. Contoh dari arsip vital ini antara lain akte pendirian perusahaan, piutang, asuransi, kebijakan, data penelitian, daftar gaji, kontrak kerja serta persetujuan. [3]
Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital perlu dibuat suatu program yang sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya.[4] Melalui program ini dapat dibuat suatu metode yang sistematis dan lebih spesifik yang disesuaikan dengan kondisi arsip dan kepentingan organisasi yang bersangkutan.
Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar. Hal ini memberikan pengertian bahwa arsip vital harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan, khususnya penataan dan perlindungan arsip vital.
Apresiasi yang tinggi terhadap arsip-arsip yang tercipta akan berdampak positif dalam proses penataan yang mungkin digunakan oleh organisasi. Perhatian yang serius terhadap arsip vital akan berdampak positif terhadap keamanan fisik dan informasi arsip vital. Selain penataan, harus ada perlindungan terhadap arsip-arsip yang merupakan arsip vital bagi organisasi, perlindungan yang dimaksudkan meliputi perlindungan fisik arsip dan juga informasi yang terkandung di dalamnya.
[1] Undang Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan Ketentuan Pokok Kearsipan.
[2] Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Prguruan Tinggi, (Bumi Aksara: Jakarta, 1989), hlm.4.
[3] ARMA (Association of Records and Management Administrators), Arsip Vital Suatu Garis Pedoman. Terjemahan Suhardo (Yogyakarta: Kantor Arsip Daerah, 1999), hlm.1.
[4] Sulistyo- Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), hlm.229.
PENGELOLAAN ARSIP VITAL
Arsip Vital adalah informasi terekam yang penting untuk kelangsungan dan penyusunan kembali suatu organisasi[1]. Rekaman-rekaman tersebut penting untuk menentukan kedudukan organisasi dimata hukum seperti undang-undang atau peraturan suatu organisasi dan penting untuk perlindungan hak-hak organisasi meliputi para pegawai, pelanggan dan para pemegang saham. Melihat pentingnya arsip vital, arsip ini disebut juga arsip kelas 1. Arsip vital dapat berupa media apa saja seperti hardcopy, media magnetis. Apapun bentuknya medianya arsip vital diperlukan demi kelangsungan hidup badan korporasi.
Hilangnya arsip vital dan informasi akan mengakibatkan organisasi tersebut menjadi lumpuh karena tidak mampu menyusun kembali rekaman-rekaman organisasi seperti akte pendirian organisasi, informasi, asuransi, penelitian, inventaris, kontrak-kontrak persetujuan. Meskipun semua arsip dalam suatu organisasi sangat penting di selamatkan, namun tidak semua arsip yang ada harus disimpan secara khusus. Arsip yang secara mutlak disimpan, hanya arsip yang berguna bagi kelangsungan hidup organisasi. Dari semua arsip yang tercipta, hanya 3%-5% saja yang dianggap vital. Untuk mengetahui dan memilih arsip vital harus diketahui fungsi arsip dinamis dan pengetahuan tentang siklus hidup arsip dinamis.
Ada beberapa prosedur untuk mengelola arsip vital yang ada.
1. Penataan arsip
Penataan arsip dimaksudkan agar informasi dapat di identifikasi, dialokasikan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk dapat menata arsip yang tergolong vital harus ada pemilahan antara arsip biasa dengan arsip vital. Arsip yang tercipta di instansi antara lain surat-surat keputusan seperti surat keputusan berdirinya perusahaan atau instansi, data penelitian, Laporan Tahunan, File Pegawai. Dari contoh tersebut, terdapat arsip yang penting bagi kehidupan instansi selama dan setelah arsip yang melindungi hak dan kewajiban organisasi, pegawai, pemegang saham pelanggan dan masyarakat.[2] Arsip tersebut merupakan arsip vital. Dari sekian banyak arsip yang berguna, hanya 3%-5% dari seluruh arsip dan informasi yang dianggap vital bagi perusahaan.[3]
Arsip vital yang disimpan oleh instansi yang bersangktan merupakan arsip yang menunjang kegiatan operasional organisasi, seperti Surat-surat Keputusan, Akte Pendirian, Anggaran Organisasi, Asuransi, Daftar Gaji, Personal File, Laporan Keuangan, Surat Perjanjian, dan lain-lain.
Untuk menata arsip arsip tersebut perlu diadakan kegiatan pemberkasan / filing. Pemberkasan / Filing adalah penataan arsip ke dalam kotak file folder atau alat lain menurut aturan yang telah direncanakan, termasuk pemberian indeks, pengkodean, penyusunan, penempatan arsip, kartu, kertas dan semua tipe arsip dengan cara yang sistematis, sehingga akan dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan bila sedang dibutuhkan. [4] Untuk dapat melaksanakan filing yang benar diperlukan petunjuk yang memuat informasi secara detail tentang berbagai langkah filing.
Sebelum membahas, perlu diketahui bahwa klasifikasi ada 3 hal yang harus diperhatikan, ketiga hal tersebut mendasari penentuan klasifikasi, 3 hal tersebut ialah:
1. Hubungan Logis, ialah bahwa perincian pada pokok masalah satu sama lain merupakan rangkaian yang membentuk suatu transaksi atau kegiatan yang utuh
2. Urutan Kronologis, ialah menggunakan tata urutan yang telah ditentukan misalnya saja surat yang tanggalnya sama disimpan dalam 1 kelompok
3. Susunan Berjenjang, ialah masalah-masalah yang terkandung dalam surat disusun dalam suatu pola terperinci atas penggolongan pokok kemudian diperinci menjadi golongan yang lebih kecil.[5]
Klasifikasi arsip khususnya instansi pemerintah menggunakan petunjuk klasifikasi arsip yang disediakan oleh pemerintah. Klasifikasi ini menggunakan kode angka dan huruf untuk membedakan masalah dalam penataan arsip, misalnya 000 Umum, 800 Keuangan, 900 Kepegawaian. Kode tersebut masih diperinci lagi kedalam masalah yang lebih detail. Misalnya kode 800 keuangan diperinci menjadi 810 gaji pegawai, 820 laporan tahunan, dll.
Demi tercapainya efesiensi dan efektifitas pengorganisasian arsip, dikenal dua asas pengorganisasian arsip yaitu Desentralisasi dan Sentralisasi. Sistem Sentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip yang dipusatkan dalam satu unit kerja khusus yang lazim disebut Central File. Sistem ini biasanya hanya efisien dan efektif dilaksanakan dikantor kecil, dimana volume arsip yang tercipta masih sedikit. Sistem ini memiliki keuntungan dan kerugian. Keuntungannya adalah ruang dan peralatan arsip dapat dihemat, karena arsip berada dalam satu ruang dengan satu sistem penyimpanan, Petugas dapat berkonsentrasi pada satu pekerjaan kearsipan. Hal ini sangat penting karena arsip akan tertangani dengan baik. Sistem ini dapat mencegah duplikasi penyimpanan karena berada dalam 1 tempat, sehingga arsip duplikasinya dapat dimusnahkan. Dari keuntungan yang ada, namun ada juga kerugian dari sistem ini yakni sistem ini hanya sesuai efektif dan efisien untuk organisasi/kantor kecil, karena jika ada unit kerja yang membutuhkan arsip maka akan memakan waktu lama untuk memperoleh arsip.
Sistem Desentralisasi yaitu sistem penyimpanan arsip dimana semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Asas ini sangat sesuai digunakan untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah letaknya. Sistem ini mempunyai beberapa keuntungan, antara lain: pengelolaan arsip dapat dilekukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing sehingga keperluan terhadap arsip mudah dipenuhi karena berada dalam unit kerja sendiri. Untuk penanganannyapun menjadi lebih mudah karena arsip sudah dikenal dengan baik Dari keuntungan tersebut terdapat kerugian, antara lain: penyimpanan arsip tersebar keberbagai lokasi, sehingga dapat menimbulkan duplikasi penyimpanan. Kantor juga harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di unit kerja masing-masing sehingga penghematan sulit dijalankan. Untuk dapat menghasilkan penataan arsip yang baik, kantor harus mengadakan Diklat Kearsipan bagi para pegawai yang umumnya tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
Penentuan asas pengorganisasian harus sesuai dengan kondisi organisasi yang bersangkutan. Ada yang memilih asas Desentralisasi karena beberapa alasan yaitu : Tempat, bahwa tempat/ruang pada bagian umum sudah semakin sempit, sedangkan volume arsip terus bertambah. Selain alasan tempat yang semakin sempit, juga karena beberapa alasan lain, seperti kemudahan dalam mencari arsip dalam tempat penyimpan.
Penyimpanan Arsip Vital
Penyimpanan arsip merupakan kegiatan penataan arsip secara sistematis untuk mempermudah dalam proses pencarian/temu balik arsip, termasuk arsip vital. Arsip dapat dikatakan sebagai nafas kehidupan organisasi, maka dari itu perlu disimpan dengan sistem yang baik. Penyimpanan arsip secara garis besar terbagi menjadi dua, yaitu penyimpanan Onsite dan Offsite. Penyimpanan Onsite adalah penyimpanan arsip yang berada dalam lingkungan organisasi. Sistem ini masih ada dua macam yakni, arsip disimpan dalam gabungan organisasi dan diluar gedung organisasi namun berada di lingkungan organisasi pencipta arsip. Penyimpanan arsip yang kedua adalah penyimpanan offsite, yaitu menyimpan arsip berada diluar lingkungan instansi pencipta arsip. Tempat lokasinya dapat berupa gedung milik sendiri, ataupun milik perusahaan swasta penyedia jasa penyimpanan arsip. Sistem offsite ini sering dipilih karena beberapa hal antara lain: luas gedung organisasi kurang memadai atau luas ruangan memadai tapi arsipnya sudah penuh. Alasan yang kedua adalah sewa tanah/bangunan kantor terlalu mahal. Maka penyimpanan arsip di pindahkan ke luar organisasi yang harga sewa tanah maupun bangunannya lebih murah. Ruang penyimpanan arsip vital harus terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan kebakaran, air seperti Banjir, Atap bocor, Serangga, Bahaya manusia dan lain-lain. Tempat penyimpanan arsip haruslah kuat, kering, terang dan berventilasi baik.
Dilihat dari segi nilai guna arsip, tempat penyimpanan arsip dibedakan menjadi 3 yakni berada:
a. Unit Pengolah: sering juga disebut dengan unit kerja, dalam unit ini, arsip masih berbentuk aktif atau masih digunakan dalam kegiatan adminiatrasi sehari-hari.
b. Unit Kearsipan adalah tempat penyimpanan arsip yang memasuki kategori inaktif. Arsip yang disimpan disini merupakan arsip yang masih di pergunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari namun frekuensi penggunaannya menurun.
c. Depo Arsip merupakan tempat penyimpanan arsip yang dikategorikan vital lokasi depo berada di instansi pencipta arsip atau juga bisa milik Lembaga Kearsipan.[6]
Perlindungan Arsip vital
Arsip vital adalah arsip mutlak diperlukan demi kelangsungan hidup suatu organisasi. Dilihat dari siklus, arsip vital termasuk dalam bagian arsip dinamis yang mendapatkan perhatian lebih dari pada arsip-arsip yang lain. Demi keamanan terhadap arsip maka perlu adanya perlindungan secara benar terhadap arsip vital yang berguna untuk melindungi hak individu, organisasi dan pemerintah. Memelihara arsip vital merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, mengawasi dan mengabil langkah agar arsip tetap terjaga keselamatannya.
Melindungi arsip berarti melindungi fisik arsip dan informasi yang terkandung didalamnya. Upaya penyelamatan arsip vital mencakup perlindungan terhadap bencana pada umumnya seperti kebakaran, air, sinar matahari, debu, serangga/binatang, pengerat/asam, kelembaban yang berlebihan. Selain melindungi arsip dari bencana lingkungan, arsip perlu dilindungi dari bahaya manusia, misalnya pencurian fisik maupun informasinya, salah letak dan penempatan dan juga akses yang tidak sah. Melindungi arsip dari bencana merupakan suatu keharusan. Walaupun bencana tidak dapat kita hindari, namun perlindungan terhadap arsip, khususnya arsip vital dapat mengurangi kerusakan sekecil mungkin.Tujuan dari perlindungan arsip vital adalah untuk melindungi informasi yang esensial yang terkandung dalam arsip. Utuk itu perlu adanya perlindungan secara benar terhadap arsip ini untuk melindungi hak individu, organisasi dan pemeritah.[7]
Perlindungan arsip khususnya arsip vital diperlukan untuk perlindungan dari ancaman serangga. hjal ini dapat dilakkan dengan menggunakan bahan disinfektan. Perlindungan dari bahaya manusia harus diperhatikan. Banyak organisasi menyimpan arsip-arsip vital seperti file-file penelitian, surat-surat keputusan disimpan di filing cabinet yang terletak di depan pintu masuk ruangan, pintu filing cabinet juga tidak dikunci. Selain itu perlindungan terhadap ketidakstabilan suhu dan kelembaban juga harus diperhatikan. sebaiknya arsip-arsip yang disimpan memakai Air Conditoiner (AC).
Dalam buku An Introduction to Record and Information Management yang diterbitkan oleh ARMA International, terdapat 4 metode proteksi yaitu :
1. Metode Dispersal adalah metode perlindungan arsip vital dengan membuat duplikasi dari arsip yang asli dan disimpan ditempat yang berlainan.
Ada dua metode Dispersal :
a. Existing Dispersal metode ini dilakukan dengan membuat 1 salinan dari arsip vital yang asli. Salinannya disimpan ke luar organisasi ( off site storage ) dan arsip vital yang asli disimpan ditempat yang berlainan.
b. Improvised Dispersal metode ini dilakukan dengan membuat 1 salinan arsip vital, kemudian salinannya diperbanyak dan disimpan ditempat berlainan.
2.Metode Duplikasi adalah metode perlindungan arsip dengan menyalin arsip vital asli dalam bentuk yang sama atau juga bisa dengan media lain.
3. Metode Pemindahan adalah metode perlindungan arsip dengan menyimpan arsip vital ke pusat arsip vital, sedangkan arsip di unit kerja adalah arsip vital duplikat.
4. Metode Vaulting adalah metode perlindungan arsip dengan menyimpan arsip dalam ruangan khusus seperti almari besi tahan api.[8]
Akses terhadap arsip vital harus dibatasi. Akses terhadap arsip vital hanya orang atau pegawai yang berwenang terhadap arsip tersebut. Pengelolaan arsip vital harus dikelola oleh petugas khusus kearsipan.
Penyusutan arsip vital
Arsip berguna bagi kepentingan setiap organisasi. Namun tidak semua arsip di organisasi disimpan, termasuk arsip vital. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip, dijelaskan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a. memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga lembaga negara atau badan badan pemerintahan masing masing;
b.memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan ketentuan yang berlaku;
c. menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip nasional.[9]
Kegiatan administrasi mengakibatkan volume arsip bertambah seirama dengan dinamika kehidupan bangsa. Untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna kearsipan dan untuk menjmin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional, perlu diadakan penyusutan arsip. Penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang tidak berguna lagi.[10] Apabila arsip permanen berguna bagi kepentingan negara, dikirim ke lembaga kearsipan.
Penyusutan arsip didasarkan pada Jadwal Retensi Arsip. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi jangka waktu arsip apakah nantinya akan dimusnahkan atau disimpan beberapa waktu ataukah tetap disimpan selamanya sebagai bukti pertanggungjawaban nasional. Jangka waktu retensi arsip tergantung dari kepentingan masing masing instansi. Dalam kenyataannya banyak instansi yang melakukan pepenyusutan arsip tidak mengikuti prosedur yang berlaku. Alasan pertama adalah jika waktu pemusnahan arsip terlalu lama, volume arsip di instansi akan mengganggu karena ruang kantor menjadi sempit. Alasan yang kedua adalah jika pemusnahan arsip dilakukan setiap lima tahun sekali atau lebih akan memakan biaya, waktu dan tenaga yang lebih banyak. Hal ini sangat memprihatinkan. Ternyata masih banyak instansi yang lebih mementingkan biaya, waktu dan tenaga dari pada mementingkan arsip itu sendiri. Biaya, dan tenaga dapat dicari namun apabila arsipnya yang hilang apalagi arsip itu adalah arsip vital tidak akan dapat digantikan dengan yang lain. Maka dari itu arsip harus dikelola sesuai prosedur kearsipan baku demi menjaga keutuhan arsip.
Dalam setiap kegiatan organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta akan menghasilkan arsip. Informasi yang terekam tersebut yang berupa arsip merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga merupakan memori organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga keutuhan fisik maupun informasinya.
Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah:
a. Naskah‑naskah yang dibuat, dan diterima oleh Lembaga‑Lembaga Negara dan Badan‑Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
b. Naskah‑naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan‑Badan swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan kebangsaan. [1]
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta dari setiap kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah, swasta maupun perorangan dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan maupun kehidupan kebangsaan.
Sementara itu, berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari
Bedasarkan kegunaan arsip dinamis dibedakan atas :
a. Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola di unit pengolah.
b. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.[2]
Arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni arsip biasa dan arsip vital. Kalau arsip biasa adalah jika terjadi sesuatu dengan arsip tersebut organisasi tidak akan terhenti kehidupannya. Sementara itu, arsip vital yaitu asip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima. Contoh dari arsip vital ini antara lain akte pendirian perusahaan, piutang, asuransi, kebijakan, data penelitian, daftar gaji, kontrak kerja serta persetujuan. [3]
Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital perlu dibuat suatu program yang sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya.[4] Melalui program ini dapat dibuat suatu metode yang sistematis dan lebih spesifik yang disesuaikan dengan kondisi arsip dan kepentingan organisasi yang bersangkutan.
Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar. Hal ini memberikan pengertian bahwa arsip vital harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan, khususnya penataan dan perlindungan arsip vital.
Apresiasi yang tinggi terhadap arsip-arsip yang tercipta akan berdampak positif dalam proses penataan yang mungkin digunakan oleh organisasi. Perhatian yang serius terhadap arsip vital akan berdampak positif terhadap keamanan fisik dan informasi arsip vital. Selain penataan, harus ada perlindungan terhadap arsip-arsip yang merupakan arsip vital bagi organisasi, perlindungan yang dimaksudkan meliputi perlindungan fisik arsip dan juga informasi yang terkandung di dalamnya.
[1] Undang Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan Ketentuan Pokok Kearsipan.
[2] Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Prguruan Tinggi, (Bumi Aksara: Jakarta, 1989), hlm.4.
[3] ARMA (Association of Records and Management Administrators), Arsip Vital Suatu Garis Pedoman. Terjemahan Suhardo (Yogyakarta: Kantor Arsip Daerah, 1999), hlm.1.
[4] Sulistyo- Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), hlm.229.
PENGELOLAAN ARSIP VITAL
Arsip Vital adalah informasi terekam yang penting untuk kelangsungan dan penyusunan kembali suatu organisasi[1]. Rekaman-rekaman tersebut penting untuk menentukan kedudukan organisasi dimata hukum seperti undang-undang atau peraturan suatu organisasi dan penting untuk perlindungan hak-hak organisasi meliputi para pegawai, pelanggan dan para pemegang saham. Melihat pentingnya arsip vital, arsip ini disebut juga arsip kelas 1. Arsip vital dapat berupa media apa saja seperti hardcopy, media magnetis. Apapun bentuknya medianya arsip vital diperlukan demi kelangsungan hidup badan korporasi.
Hilangnya arsip vital dan informasi akan mengakibatkan organisasi tersebut menjadi lumpuh karena tidak mampu menyusun kembali rekaman-rekaman organisasi seperti akte pendirian organisasi, informasi, asuransi, penelitian, inventaris, kontrak-kontrak persetujuan. Meskipun semua arsip dalam suatu organisasi sangat penting di selamatkan, namun tidak semua arsip yang ada harus disimpan secara khusus. Arsip yang secara mutlak disimpan, hanya arsip yang berguna bagi kelangsungan hidup organisasi. Dari semua arsip yang tercipta, hanya 3%-5% saja yang dianggap vital. Untuk mengetahui dan memilih arsip vital harus diketahui fungsi arsip dinamis dan pengetahuan tentang siklus hidup arsip dinamis.
Ada beberapa prosedur untuk mengelola arsip vital yang ada.
1. Penataan arsip
Penataan arsip dimaksudkan agar informasi dapat di identifikasi, dialokasikan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk dapat menata arsip yang tergolong vital harus ada pemilahan antara arsip biasa dengan arsip vital. Arsip yang tercipta di instansi antara lain surat-surat keputusan seperti surat keputusan berdirinya perusahaan atau instansi, data penelitian, Laporan Tahunan, File Pegawai. Dari contoh tersebut, terdapat arsip yang penting bagi kehidupan instansi selama dan setelah arsip yang melindungi hak dan kewajiban organisasi, pegawai, pemegang saham pelanggan dan masyarakat.[2] Arsip tersebut merupakan arsip vital. Dari sekian banyak arsip yang berguna, hanya 3%-5% dari seluruh arsip dan informasi yang dianggap vital bagi perusahaan.[3]
Arsip vital yang disimpan oleh instansi yang bersangktan merupakan arsip yang menunjang kegiatan operasional organisasi, seperti Surat-surat Keputusan, Akte Pendirian, Anggaran Organisasi, Asuransi, Daftar Gaji, Personal File, Laporan Keuangan, Surat Perjanjian, dan lain-lain.
Untuk menata arsip arsip tersebut perlu diadakan kegiatan pemberkasan / filing. Pemberkasan / Filing adalah penataan arsip ke dalam kotak file folder atau alat lain menurut aturan yang telah direncanakan, termasuk pemberian indeks, pengkodean, penyusunan, penempatan arsip, kartu, kertas dan semua tipe arsip dengan cara yang sistematis, sehingga akan dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan bila sedang dibutuhkan. [4] Untuk dapat melaksanakan filing yang benar diperlukan petunjuk yang memuat informasi secara detail tentang berbagai langkah filing.
Sebelum membahas, perlu diketahui bahwa klasifikasi ada 3 hal yang harus diperhatikan, ketiga hal tersebut mendasari penentuan klasifikasi, 3 hal tersebut ialah:
1. Hubungan Logis, ialah bahwa perincian pada pokok masalah satu sama lain merupakan rangkaian yang membentuk suatu transaksi atau kegiatan yang utuh
2. Urutan Kronologis, ialah menggunakan tata urutan yang telah ditentukan misalnya saja surat yang tanggalnya sama disimpan dalam 1 kelompok
3. Susunan Berjenjang, ialah masalah-masalah yang terkandung dalam surat disusun dalam suatu pola terperinci atas penggolongan pokok kemudian diperinci menjadi golongan yang lebih kecil.[5]
Klasifikasi arsip khususnya instansi pemerintah menggunakan petunjuk klasifikasi arsip yang disediakan oleh pemerintah. Klasifikasi ini menggunakan kode angka dan huruf untuk membedakan masalah dalam penataan arsip, misalnya 000 Umum, 800 Keuangan, 900 Kepegawaian. Kode tersebut masih diperinci lagi kedalam masalah yang lebih detail. Misalnya kode 800 keuangan diperinci menjadi 810 gaji pegawai, 820 laporan tahunan, dll.
Demi tercapainya efesiensi dan efektifitas pengorganisasian arsip, dikenal dua asas pengorganisasian arsip yaitu Desentralisasi dan Sentralisasi. Sistem Sentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip yang dipusatkan dalam satu unit kerja khusus yang lazim disebut Central File. Sistem ini biasanya hanya efisien dan efektif dilaksanakan dikantor kecil, dimana volume arsip yang tercipta masih sedikit. Sistem ini memiliki keuntungan dan kerugian. Keuntungannya adalah ruang dan peralatan arsip dapat dihemat, karena arsip berada dalam satu ruang dengan satu sistem penyimpanan, Petugas dapat berkonsentrasi pada satu pekerjaan kearsipan. Hal ini sangat penting karena arsip akan tertangani dengan baik. Sistem ini dapat mencegah duplikasi penyimpanan karena berada dalam 1 tempat, sehingga arsip duplikasinya dapat dimusnahkan. Dari keuntungan yang ada, namun ada juga kerugian dari sistem ini yakni sistem ini hanya sesuai efektif dan efisien untuk organisasi/kantor kecil, karena jika ada unit kerja yang membutuhkan arsip maka akan memakan waktu lama untuk memperoleh arsip.
Sistem Desentralisasi yaitu sistem penyimpanan arsip dimana semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Asas ini sangat sesuai digunakan untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah letaknya. Sistem ini mempunyai beberapa keuntungan, antara lain: pengelolaan arsip dapat dilekukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing sehingga keperluan terhadap arsip mudah dipenuhi karena berada dalam unit kerja sendiri. Untuk penanganannyapun menjadi lebih mudah karena arsip sudah dikenal dengan baik Dari keuntungan tersebut terdapat kerugian, antara lain: penyimpanan arsip tersebar keberbagai lokasi, sehingga dapat menimbulkan duplikasi penyimpanan. Kantor juga harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di unit kerja masing-masing sehingga penghematan sulit dijalankan. Untuk dapat menghasilkan penataan arsip yang baik, kantor harus mengadakan Diklat Kearsipan bagi para pegawai yang umumnya tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
Penentuan asas pengorganisasian harus sesuai dengan kondisi organisasi yang bersangkutan. Ada yang memilih asas Desentralisasi karena beberapa alasan yaitu : Tempat, bahwa tempat/ruang pada bagian umum sudah semakin sempit, sedangkan volume arsip terus bertambah. Selain alasan tempat yang semakin sempit, juga karena beberapa alasan lain, seperti kemudahan dalam mencari arsip dalam tempat penyimpan.
Penyimpanan Arsip Vital
Penyimpanan arsip merupakan kegiatan penataan arsip secara sistematis untuk mempermudah dalam proses pencarian/temu balik arsip, termasuk arsip vital. Arsip dapat dikatakan sebagai nafas kehidupan organisasi, maka dari itu perlu disimpan dengan sistem yang baik. Penyimpanan arsip secara garis besar terbagi menjadi dua, yaitu penyimpanan Onsite dan Offsite. Penyimpanan Onsite adalah penyimpanan arsip yang berada dalam lingkungan organisasi. Sistem ini masih ada dua macam yakni, arsip disimpan dalam gabungan organisasi dan diluar gedung organisasi namun berada di lingkungan organisasi pencipta arsip. Penyimpanan arsip yang kedua adalah penyimpanan offsite, yaitu menyimpan arsip berada diluar lingkungan instansi pencipta arsip. Tempat lokasinya dapat berupa gedung milik sendiri, ataupun milik perusahaan swasta penyedia jasa penyimpanan arsip. Sistem offsite ini sering dipilih karena beberapa hal antara lain: luas gedung organisasi kurang memadai atau luas ruangan memadai tapi arsipnya sudah penuh. Alasan yang kedua adalah sewa tanah/bangunan kantor terlalu mahal. Maka penyimpanan arsip di pindahkan ke luar organisasi yang harga sewa tanah maupun bangunannya lebih murah. Ruang penyimpanan arsip vital harus terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan kebakaran, air seperti Banjir, Atap bocor, Serangga, Bahaya manusia dan lain-lain. Tempat penyimpanan arsip haruslah kuat, kering, terang dan berventilasi baik.
Dilihat dari segi nilai guna arsip, tempat penyimpanan arsip dibedakan menjadi 3 yakni berada:
a. Unit Pengolah: sering juga disebut dengan unit kerja, dalam unit ini, arsip masih berbentuk aktif atau masih digunakan dalam kegiatan adminiatrasi sehari-hari.
b. Unit Kearsipan adalah tempat penyimpanan arsip yang memasuki kategori inaktif. Arsip yang disimpan disini merupakan arsip yang masih di pergunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari namun frekuensi penggunaannya menurun.
c. Depo Arsip merupakan tempat penyimpanan arsip yang dikategorikan vital lokasi depo berada di instansi pencipta arsip atau juga bisa milik Lembaga Kearsipan.[6]
Perlindungan Arsip vital
Arsip vital adalah arsip mutlak diperlukan demi kelangsungan hidup suatu organisasi. Dilihat dari siklus, arsip vital termasuk dalam bagian arsip dinamis yang mendapatkan perhatian lebih dari pada arsip-arsip yang lain. Demi keamanan terhadap arsip maka perlu adanya perlindungan secara benar terhadap arsip vital yang berguna untuk melindungi hak individu, organisasi dan pemerintah. Memelihara arsip vital merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, mengawasi dan mengabil langkah agar arsip tetap terjaga keselamatannya.
Melindungi arsip berarti melindungi fisik arsip dan informasi yang terkandung didalamnya. Upaya penyelamatan arsip vital mencakup perlindungan terhadap bencana pada umumnya seperti kebakaran, air, sinar matahari, debu, serangga/binatang, pengerat/asam, kelembaban yang berlebihan. Selain melindungi arsip dari bencana lingkungan, arsip perlu dilindungi dari bahaya manusia, misalnya pencurian fisik maupun informasinya, salah letak dan penempatan dan juga akses yang tidak sah. Melindungi arsip dari bencana merupakan suatu keharusan. Walaupun bencana tidak dapat kita hindari, namun perlindungan terhadap arsip, khususnya arsip vital dapat mengurangi kerusakan sekecil mungkin.Tujuan dari perlindungan arsip vital adalah untuk melindungi informasi yang esensial yang terkandung dalam arsip. Utuk itu perlu adanya perlindungan secara benar terhadap arsip ini untuk melindungi hak individu, organisasi dan pemeritah.[7]
Perlindungan arsip khususnya arsip vital diperlukan untuk perlindungan dari ancaman serangga. hjal ini dapat dilakkan dengan menggunakan bahan disinfektan. Perlindungan dari bahaya manusia harus diperhatikan. Banyak organisasi menyimpan arsip-arsip vital seperti file-file penelitian, surat-surat keputusan disimpan di filing cabinet yang terletak di depan pintu masuk ruangan, pintu filing cabinet juga tidak dikunci. Selain itu perlindungan terhadap ketidakstabilan suhu dan kelembaban juga harus diperhatikan. sebaiknya arsip-arsip yang disimpan memakai Air Conditoiner (AC).
Dalam buku An Introduction to Record and Information Management yang diterbitkan oleh ARMA International, terdapat 4 metode proteksi yaitu :
1. Metode Dispersal adalah metode perlindungan arsip vital dengan membuat duplikasi dari arsip yang asli dan disimpan ditempat yang berlainan.
Ada dua metode Dispersal :
a. Existing Dispersal metode ini dilakukan dengan membuat 1 salinan dari arsip vital yang asli. Salinannya disimpan ke luar organisasi ( off site storage ) dan arsip vital yang asli disimpan ditempat yang berlainan.
b. Improvised Dispersal metode ini dilakukan dengan membuat 1 salinan arsip vital, kemudian salinannya diperbanyak dan disimpan ditempat berlainan.
2.Metode Duplikasi adalah metode perlindungan arsip dengan menyalin arsip vital asli dalam bentuk yang sama atau juga bisa dengan media lain.
3. Metode Pemindahan adalah metode perlindungan arsip dengan menyimpan arsip vital ke pusat arsip vital, sedangkan arsip di unit kerja adalah arsip vital duplikat.
4. Metode Vaulting adalah metode perlindungan arsip dengan menyimpan arsip dalam ruangan khusus seperti almari besi tahan api.[8]
Akses terhadap arsip vital harus dibatasi. Akses terhadap arsip vital hanya orang atau pegawai yang berwenang terhadap arsip tersebut. Pengelolaan arsip vital harus dikelola oleh petugas khusus kearsipan.
Penyusutan arsip vital
Arsip berguna bagi kepentingan setiap organisasi. Namun tidak semua arsip di organisasi disimpan, termasuk arsip vital. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip, dijelaskan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a. memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga lembaga negara atau badan badan pemerintahan masing masing;
b.memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan ketentuan yang berlaku;
c. menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip nasional.[9]
Kegiatan administrasi mengakibatkan volume arsip bertambah seirama dengan dinamika kehidupan bangsa. Untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna kearsipan dan untuk menjmin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional, perlu diadakan penyusutan arsip. Penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang tidak berguna lagi.[10] Apabila arsip permanen berguna bagi kepentingan negara, dikirim ke lembaga kearsipan.
Penyusutan arsip didasarkan pada Jadwal Retensi Arsip. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi jangka waktu arsip apakah nantinya akan dimusnahkan atau disimpan beberapa waktu ataukah tetap disimpan selamanya sebagai bukti pertanggungjawaban nasional. Jangka waktu retensi arsip tergantung dari kepentingan masing masing instansi. Dalam kenyataannya banyak instansi yang melakukan pepenyusutan arsip tidak mengikuti prosedur yang berlaku. Alasan pertama adalah jika waktu pemusnahan arsip terlalu lama, volume arsip di instansi akan mengganggu karena ruang kantor menjadi sempit. Alasan yang kedua adalah jika pemusnahan arsip dilakukan setiap lima tahun sekali atau lebih akan memakan biaya, waktu dan tenaga yang lebih banyak. Hal ini sangat memprihatinkan. Ternyata masih banyak instansi yang lebih mementingkan biaya, waktu dan tenaga dari pada mementingkan arsip itu sendiri. Biaya, dan tenaga dapat dicari namun apabila arsipnya yang hilang apalagi arsip itu adalah arsip vital tidak akan dapat digantikan dengan yang lain. Maka dari itu arsip harus dikelola sesuai prosedur kearsipan baku demi menjaga keutuhan arsip.
Langganan:
Postingan (Atom)