BPA Kembali Gelar Pameran Pustaka,buku dan multi Media
Minggu, 25 Desember 2005
PEKANBARU (Riau Online): Menurut rencana bersempena hari gemar membaca, Badan Perpustakan dan Arsip (BPA) Provinsi Riau kembali menggelar kegiatan pameran perpustakaan, buku dan Multi Media tahun 2005. Rencananya kegiatan yang sudah menjadi agenda tahunan BPA tersebut akan digelar pada 27 September hingga 1 Oktober mendatang di komplek BPA Riau Jalan Sudirman, Pekanbaru.
PEKANBARU (Riau Online): Menurut rencana bersempena hari gemar membaca, Badan Perpustakan dan Arsip (BPA) Provinsi Riau kembali menggelar kegiatan pameran perpustakaan, buku dan Multi Media tahun 2005. Rencananya kegiatan yang sudah menjadi agenda tahunan BPA tersebut akan digelar pada 27 September hingga 1 Oktober mendatang di komplek BPA Riau Jalan Sudirman, Pekanbaru.
"Kegiatan serupa juga sudah pernah dilakukan tahun sebelumnya, dan kegiatan pameran ini sudah dijadikan agenda rutin BPA Provinsi Riau bersempena dengan hari Gemar Membaca tahun 2005,"kata Kepala BPA Riau, H Ahmad Syah Harrofie,SH,MH, Sabtu (10/9) kemarin
Maksud kegiatan ini adalah untuk memberikan motivasi terutama kepada generasi muda atau pelajar untuk selalu gemar membaca, dan ini juga sejalan dengan visi Riau 2020 serta untuk meningkatkan mutu sumberdaya manusia.
Pada kegiatan pameran yang akan berlangsung selama lima hari tersebut, saat ini sudah terdapat sebanyak 20 penerbit dari luar Provinsi yang akan mengikuti pameran tersebut diantarnya Bumi Aksara Jakarta, Air Langga Jakarta, Pabelant Surakarta, Yudistira Jakarta
Intan Pariwara Magelang, Aneka Ilmu Semarang, Tiga Serangkai Jakarta, Paramitra Book Corner Jakarta, Grafindo Jakarta, Elex Media Komputindo Jakarta, Gramedia Group Jakarta, dan Nuansa Cerah Informasi (NCI) Bandung
"sedangkan untuk penerbit lokal yang akan ikut serta adalah Pusaka Riau, Unri Press, UIR Press, IKAPI Perwakilan Riau, ISDP, Persada Riau dan RME,"terang Ahmad
Selain penerbit juga akan mengikutsertakan sejumlah perpustakaan umum kabupaten/kota yakni Perpustakaan Dumai, Bengkalis, Indragiri Hulu, Indragiri Hilir dan Perpustakaan umum Kampar, Perpustakaan perguruan tinggi dan perpustakaan nasional, yang diharapkan akan mem\nampilkan koleksi-koleksi Melayu Kuno dan di tambah 2 perpustakaan instansi, perpustakaan swasta terpilih serta taman bacaan komunitas atau taman bacaan terpilih
Menurutnya, peminat yang ingin mengikuti kegiatan pameran ini cukup tinggi, baik dari dalam maupun luar Provinsi, namun karena keterbatasn lokasi yang ada di Komplek BPA, maka jumlah peserta yang akan ikut dibatasi.
wisata
Rabu, 06 Oktober 2010
Selasa, 05 Oktober 2010
tugas pak khaidir
• Pengertian arsip
Menurut asal kata, arsip berasal dari bahasa Belanda
yaitu archief yang berarti tempat penyimpanan secara
teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam,
surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, dan peta
• Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari
• Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara
Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola di unit pengolah.
Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah:
a. Naskah naskah yang dibuat, dan diterima oleh Lembaga Lembaga Negara dan Badan Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
b. Naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Badan swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan kebangsaan.
Menurut asal kata, arsip berasal dari bahasa Belanda
yaitu archief yang berarti tempat penyimpanan secara
teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam,
surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, dan peta
• Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari
• Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara
Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola di unit pengolah.
Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah:
a. Naskah naskah yang dibuat, dan diterima oleh Lembaga Lembaga Negara dan Badan Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
b. Naskah naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Badan swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan kebangsaan.
Penegertian arsip
Pengertian Arsip
Menurut asal kata, arsip berasal dari bahasa Belanda
yaitu archief yang berarti tempat penyimpanan secara
teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam,
surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, dan peta
(Atmosudirjo : 1982).
Pengertian Arsip
Menurut UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan
Pokok Kearsipan, arsip adalah naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh lembaga pemerintah,
swasta maupun perorangan dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pengertian Arsip
The Georgia Archeves (2004) menyebutkan bahwa arsip
dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua
dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang
dikelola perpustakaan), microfilm, magnetic tape, atau
bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisiknya dibuat
atau diterima menurut undang–undang.
Pengertian Arsip
Menurut International standars Organization (ISO), arsip
adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk,
termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta
dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi
bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas
(ISO/DIS15489).
Pengertian Arsip
Menurut Deserno dan Kynaston (2005) arsip adalah
dokumen dalam media yang mempunyai nilai historis atau
hukum sehingga disimpan secara permanen.
Kesimpulan
Berdasarkan beberapa pendapat di atas, maka dapat
disimpulkan bahwa arsip merupakan informasi yang
terkandung dalam berbagai bentuk berkas (lembaran
kertas), file elektronik, maupun bentuk lain yang dibuat,
diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun
perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan
Menurut asal kata, arsip berasal dari bahasa Belanda
yaitu archief yang berarti tempat penyimpanan secara
teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam,
surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, dan peta
(Atmosudirjo : 1982).
Pengertian Arsip
Menurut UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuanketentuan
Pokok Kearsipan, arsip adalah naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh lembaga pemerintah,
swasta maupun perorangan dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam
rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Pengertian Arsip
The Georgia Archeves (2004) menyebutkan bahwa arsip
dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua
dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang
dikelola perpustakaan), microfilm, magnetic tape, atau
bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisiknya dibuat
atau diterima menurut undang–undang.
Pengertian Arsip
Menurut International standars Organization (ISO), arsip
adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk,
termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta
dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi
bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas
(ISO/DIS15489).
Pengertian Arsip
Menurut Deserno dan Kynaston (2005) arsip adalah
dokumen dalam media yang mempunyai nilai historis atau
hukum sehingga disimpan secara permanen.
Kesimpulan
Berdasarkan beberapa pendapat di atas, maka dapat
disimpulkan bahwa arsip merupakan informasi yang
terkandung dalam berbagai bentuk berkas (lembaran
kertas), file elektronik, maupun bentuk lain yang dibuat,
diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun
perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan
pengertian arsip
PENGERTIAN ARSIP DAN FUNGSI ARSIP VITAL
Dalam setiap kegiatan organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta akan menghasilkan arsip. Informasi yang terekam tersebut yang berupa arsip merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga merupakan memori organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga keutuhan fisik maupun informasinya.
Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah:
a. Naskah‑naskah yang dibuat, dan diterima oleh Lembaga‑Lembaga Negara dan Badan‑Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
b. Naskah‑naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan‑Badan swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan kebangsaan. [1]
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta dari setiap kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah, swasta maupun perorangan dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan maupun kehidupan kebangsaan.
Sementara itu, berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari
Bedasarkan kegunaan arsip dinamis dibedakan atas :
a. Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola di unit pengolah.
b. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.[2]
Arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni arsip biasa dan arsip vital. Kalau arsip biasa adalah jika terjadi sesuatu dengan arsip tersebut organisasi tidak akan terhenti kehidupannya. Sementara itu, arsip vital yaitu asip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima. Contoh dari arsip vital ini antara lain akte pendirian perusahaan, piutang, asuransi, kebijakan, data penelitian, daftar gaji, kontrak kerja serta persetujuan. [3]
Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital perlu dibuat suatu program yang sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya.[4] Melalui program ini dapat dibuat suatu metode yang sistematis dan lebih spesifik yang disesuaikan dengan kondisi arsip dan kepentingan organisasi yang bersangkutan.
Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar. Hal ini memberikan pengertian bahwa arsip vital harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan, khususnya penataan dan perlindungan arsip vital.
Apresiasi yang tinggi terhadap arsip-arsip yang tercipta akan berdampak positif dalam proses penataan yang mungkin digunakan oleh organisasi. Perhatian yang serius terhadap arsip vital akan berdampak positif terhadap keamanan fisik dan informasi arsip vital. Selain penataan, harus ada perlindungan terhadap arsip-arsip yang merupakan arsip vital bagi organisasi, perlindungan yang dimaksudkan meliputi perlindungan fisik arsip dan juga informasi yang terkandung di dalamnya.
[1] Undang Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan Ketentuan Pokok Kearsipan.
[2] Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Prguruan Tinggi, (Bumi Aksara: Jakarta, 1989), hlm.4.
[3] ARMA (Association of Records and Management Administrators), Arsip Vital Suatu Garis Pedoman. Terjemahan Suhardo (Yogyakarta: Kantor Arsip Daerah, 1999), hlm.1.
[4] Sulistyo- Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), hlm.229.
PENGELOLAAN ARSIP VITAL
Arsip Vital adalah informasi terekam yang penting untuk kelangsungan dan penyusunan kembali suatu organisasi[1]. Rekaman-rekaman tersebut penting untuk menentukan kedudukan organisasi dimata hukum seperti undang-undang atau peraturan suatu organisasi dan penting untuk perlindungan hak-hak organisasi meliputi para pegawai, pelanggan dan para pemegang saham. Melihat pentingnya arsip vital, arsip ini disebut juga arsip kelas 1. Arsip vital dapat berupa media apa saja seperti hardcopy, media magnetis. Apapun bentuknya medianya arsip vital diperlukan demi kelangsungan hidup badan korporasi.
Hilangnya arsip vital dan informasi akan mengakibatkan organisasi tersebut menjadi lumpuh karena tidak mampu menyusun kembali rekaman-rekaman organisasi seperti akte pendirian organisasi, informasi, asuransi, penelitian, inventaris, kontrak-kontrak persetujuan. Meskipun semua arsip dalam suatu organisasi sangat penting di selamatkan, namun tidak semua arsip yang ada harus disimpan secara khusus. Arsip yang secara mutlak disimpan, hanya arsip yang berguna bagi kelangsungan hidup organisasi. Dari semua arsip yang tercipta, hanya 3%-5% saja yang dianggap vital. Untuk mengetahui dan memilih arsip vital harus diketahui fungsi arsip dinamis dan pengetahuan tentang siklus hidup arsip dinamis.
Ada beberapa prosedur untuk mengelola arsip vital yang ada.
1. Penataan arsip
Penataan arsip dimaksudkan agar informasi dapat di identifikasi, dialokasikan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk dapat menata arsip yang tergolong vital harus ada pemilahan antara arsip biasa dengan arsip vital. Arsip yang tercipta di instansi antara lain surat-surat keputusan seperti surat keputusan berdirinya perusahaan atau instansi, data penelitian, Laporan Tahunan, File Pegawai. Dari contoh tersebut, terdapat arsip yang penting bagi kehidupan instansi selama dan setelah arsip yang melindungi hak dan kewajiban organisasi, pegawai, pemegang saham pelanggan dan masyarakat.[2] Arsip tersebut merupakan arsip vital. Dari sekian banyak arsip yang berguna, hanya 3%-5% dari seluruh arsip dan informasi yang dianggap vital bagi perusahaan.[3]
Arsip vital yang disimpan oleh instansi yang bersangktan merupakan arsip yang menunjang kegiatan operasional organisasi, seperti Surat-surat Keputusan, Akte Pendirian, Anggaran Organisasi, Asuransi, Daftar Gaji, Personal File, Laporan Keuangan, Surat Perjanjian, dan lain-lain.
Untuk menata arsip arsip tersebut perlu diadakan kegiatan pemberkasan / filing. Pemberkasan / Filing adalah penataan arsip ke dalam kotak file folder atau alat lain menurut aturan yang telah direncanakan, termasuk pemberian indeks, pengkodean, penyusunan, penempatan arsip, kartu, kertas dan semua tipe arsip dengan cara yang sistematis, sehingga akan dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan bila sedang dibutuhkan. [4] Untuk dapat melaksanakan filing yang benar diperlukan petunjuk yang memuat informasi secara detail tentang berbagai langkah filing.
Sebelum membahas, perlu diketahui bahwa klasifikasi ada 3 hal yang harus diperhatikan, ketiga hal tersebut mendasari penentuan klasifikasi, 3 hal tersebut ialah:
1. Hubungan Logis, ialah bahwa perincian pada pokok masalah satu sama lain merupakan rangkaian yang membentuk suatu transaksi atau kegiatan yang utuh
2. Urutan Kronologis, ialah menggunakan tata urutan yang telah ditentukan misalnya saja surat yang tanggalnya sama disimpan dalam 1 kelompok
3. Susunan Berjenjang, ialah masalah-masalah yang terkandung dalam surat disusun dalam suatu pola terperinci atas penggolongan pokok kemudian diperinci menjadi golongan yang lebih kecil.[5]
Klasifikasi arsip khususnya instansi pemerintah menggunakan petunjuk klasifikasi arsip yang disediakan oleh pemerintah. Klasifikasi ini menggunakan kode angka dan huruf untuk membedakan masalah dalam penataan arsip, misalnya 000 Umum, 800 Keuangan, 900 Kepegawaian. Kode tersebut masih diperinci lagi kedalam masalah yang lebih detail. Misalnya kode 800 keuangan diperinci menjadi 810 gaji pegawai, 820 laporan tahunan, dll.
Demi tercapainya efesiensi dan efektifitas pengorganisasian arsip, dikenal dua asas pengorganisasian arsip yaitu Desentralisasi dan Sentralisasi. Sistem Sentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip yang dipusatkan dalam satu unit kerja khusus yang lazim disebut Central File. Sistem ini biasanya hanya efisien dan efektif dilaksanakan dikantor kecil, dimana volume arsip yang tercipta masih sedikit. Sistem ini memiliki keuntungan dan kerugian. Keuntungannya adalah ruang dan peralatan arsip dapat dihemat, karena arsip berada dalam satu ruang dengan satu sistem penyimpanan, Petugas dapat berkonsentrasi pada satu pekerjaan kearsipan. Hal ini sangat penting karena arsip akan tertangani dengan baik. Sistem ini dapat mencegah duplikasi penyimpanan karena berada dalam 1 tempat, sehingga arsip duplikasinya dapat dimusnahkan. Dari keuntungan yang ada, namun ada juga kerugian dari sistem ini yakni sistem ini hanya sesuai efektif dan efisien untuk organisasi/kantor kecil, karena jika ada unit kerja yang membutuhkan arsip maka akan memakan waktu lama untuk memperoleh arsip.
Sistem Desentralisasi yaitu sistem penyimpanan arsip dimana semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Asas ini sangat sesuai digunakan untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah letaknya. Sistem ini mempunyai beberapa keuntungan, antara lain: pengelolaan arsip dapat dilekukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing sehingga keperluan terhadap arsip mudah dipenuhi karena berada dalam unit kerja sendiri. Untuk penanganannyapun menjadi lebih mudah karena arsip sudah dikenal dengan baik Dari keuntungan tersebut terdapat kerugian, antara lain: penyimpanan arsip tersebar keberbagai lokasi, sehingga dapat menimbulkan duplikasi penyimpanan. Kantor juga harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di unit kerja masing-masing sehingga penghematan sulit dijalankan. Untuk dapat menghasilkan penataan arsip yang baik, kantor harus mengadakan Diklat Kearsipan bagi para pegawai yang umumnya tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
Penentuan asas pengorganisasian harus sesuai dengan kondisi organisasi yang bersangkutan. Ada yang memilih asas Desentralisasi karena beberapa alasan yaitu : Tempat, bahwa tempat/ruang pada bagian umum sudah semakin sempit, sedangkan volume arsip terus bertambah. Selain alasan tempat yang semakin sempit, juga karena beberapa alasan lain, seperti kemudahan dalam mencari arsip dalam tempat penyimpan.
Penyimpanan Arsip Vital
Penyimpanan arsip merupakan kegiatan penataan arsip secara sistematis untuk mempermudah dalam proses pencarian/temu balik arsip, termasuk arsip vital. Arsip dapat dikatakan sebagai nafas kehidupan organisasi, maka dari itu perlu disimpan dengan sistem yang baik. Penyimpanan arsip secara garis besar terbagi menjadi dua, yaitu penyimpanan Onsite dan Offsite. Penyimpanan Onsite adalah penyimpanan arsip yang berada dalam lingkungan organisasi. Sistem ini masih ada dua macam yakni, arsip disimpan dalam gabungan organisasi dan diluar gedung organisasi namun berada di lingkungan organisasi pencipta arsip. Penyimpanan arsip yang kedua adalah penyimpanan offsite, yaitu menyimpan arsip berada diluar lingkungan instansi pencipta arsip. Tempat lokasinya dapat berupa gedung milik sendiri, ataupun milik perusahaan swasta penyedia jasa penyimpanan arsip. Sistem offsite ini sering dipilih karena beberapa hal antara lain: luas gedung organisasi kurang memadai atau luas ruangan memadai tapi arsipnya sudah penuh. Alasan yang kedua adalah sewa tanah/bangunan kantor terlalu mahal. Maka penyimpanan arsip di pindahkan ke luar organisasi yang harga sewa tanah maupun bangunannya lebih murah. Ruang penyimpanan arsip vital harus terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan kebakaran, air seperti Banjir, Atap bocor, Serangga, Bahaya manusia dan lain-lain. Tempat penyimpanan arsip haruslah kuat, kering, terang dan berventilasi baik.
Dilihat dari segi nilai guna arsip, tempat penyimpanan arsip dibedakan menjadi 3 yakni berada:
a. Unit Pengolah: sering juga disebut dengan unit kerja, dalam unit ini, arsip masih berbentuk aktif atau masih digunakan dalam kegiatan adminiatrasi sehari-hari.
b. Unit Kearsipan adalah tempat penyimpanan arsip yang memasuki kategori inaktif. Arsip yang disimpan disini merupakan arsip yang masih di pergunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari namun frekuensi penggunaannya menurun.
c. Depo Arsip merupakan tempat penyimpanan arsip yang dikategorikan vital lokasi depo berada di instansi pencipta arsip atau juga bisa milik Lembaga Kearsipan.[6]
Perlindungan Arsip vital
Arsip vital adalah arsip mutlak diperlukan demi kelangsungan hidup suatu organisasi. Dilihat dari siklus, arsip vital termasuk dalam bagian arsip dinamis yang mendapatkan perhatian lebih dari pada arsip-arsip yang lain. Demi keamanan terhadap arsip maka perlu adanya perlindungan secara benar terhadap arsip vital yang berguna untuk melindungi hak individu, organisasi dan pemerintah. Memelihara arsip vital merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, mengawasi dan mengabil langkah agar arsip tetap terjaga keselamatannya.
Melindungi arsip berarti melindungi fisik arsip dan informasi yang terkandung didalamnya. Upaya penyelamatan arsip vital mencakup perlindungan terhadap bencana pada umumnya seperti kebakaran, air, sinar matahari, debu, serangga/binatang, pengerat/asam, kelembaban yang berlebihan. Selain melindungi arsip dari bencana lingkungan, arsip perlu dilindungi dari bahaya manusia, misalnya pencurian fisik maupun informasinya, salah letak dan penempatan dan juga akses yang tidak sah. Melindungi arsip dari bencana merupakan suatu keharusan. Walaupun bencana tidak dapat kita hindari, namun perlindungan terhadap arsip, khususnya arsip vital dapat mengurangi kerusakan sekecil mungkin.Tujuan dari perlindungan arsip vital adalah untuk melindungi informasi yang esensial yang terkandung dalam arsip. Utuk itu perlu adanya perlindungan secara benar terhadap arsip ini untuk melindungi hak individu, organisasi dan pemeritah.[7]
Perlindungan arsip khususnya arsip vital diperlukan untuk perlindungan dari ancaman serangga. hjal ini dapat dilakkan dengan menggunakan bahan disinfektan. Perlindungan dari bahaya manusia harus diperhatikan. Banyak organisasi menyimpan arsip-arsip vital seperti file-file penelitian, surat-surat keputusan disimpan di filing cabinet yang terletak di depan pintu masuk ruangan, pintu filing cabinet juga tidak dikunci. Selain itu perlindungan terhadap ketidakstabilan suhu dan kelembaban juga harus diperhatikan. sebaiknya arsip-arsip yang disimpan memakai Air Conditoiner (AC).
Dalam buku An Introduction to Record and Information Management yang diterbitkan oleh ARMA International, terdapat 4 metode proteksi yaitu :
1. Metode Dispersal adalah metode perlindungan arsip vital dengan membuat duplikasi dari arsip yang asli dan disimpan ditempat yang berlainan.
Ada dua metode Dispersal :
a. Existing Dispersal metode ini dilakukan dengan membuat 1 salinan dari arsip vital yang asli. Salinannya disimpan ke luar organisasi ( off site storage ) dan arsip vital yang asli disimpan ditempat yang berlainan.
b. Improvised Dispersal metode ini dilakukan dengan membuat 1 salinan arsip vital, kemudian salinannya diperbanyak dan disimpan ditempat berlainan.
2.Metode Duplikasi adalah metode perlindungan arsip dengan menyalin arsip vital asli dalam bentuk yang sama atau juga bisa dengan media lain.
3. Metode Pemindahan adalah metode perlindungan arsip dengan menyimpan arsip vital ke pusat arsip vital, sedangkan arsip di unit kerja adalah arsip vital duplikat.
4. Metode Vaulting adalah metode perlindungan arsip dengan menyimpan arsip dalam ruangan khusus seperti almari besi tahan api.[8]
Akses terhadap arsip vital harus dibatasi. Akses terhadap arsip vital hanya orang atau pegawai yang berwenang terhadap arsip tersebut. Pengelolaan arsip vital harus dikelola oleh petugas khusus kearsipan.
Penyusutan arsip vital
Arsip berguna bagi kepentingan setiap organisasi. Namun tidak semua arsip di organisasi disimpan, termasuk arsip vital. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip, dijelaskan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a. memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga lembaga negara atau badan badan pemerintahan masing masing;
b.memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan ketentuan yang berlaku;
c. menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip nasional.[9]
Kegiatan administrasi mengakibatkan volume arsip bertambah seirama dengan dinamika kehidupan bangsa. Untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna kearsipan dan untuk menjmin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional, perlu diadakan penyusutan arsip. Penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang tidak berguna lagi.[10] Apabila arsip permanen berguna bagi kepentingan negara, dikirim ke lembaga kearsipan.
Penyusutan arsip didasarkan pada Jadwal Retensi Arsip. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi jangka waktu arsip apakah nantinya akan dimusnahkan atau disimpan beberapa waktu ataukah tetap disimpan selamanya sebagai bukti pertanggungjawaban nasional. Jangka waktu retensi arsip tergantung dari kepentingan masing masing instansi. Dalam kenyataannya banyak instansi yang melakukan pepenyusutan arsip tidak mengikuti prosedur yang berlaku. Alasan pertama adalah jika waktu pemusnahan arsip terlalu lama, volume arsip di instansi akan mengganggu karena ruang kantor menjadi sempit. Alasan yang kedua adalah jika pemusnahan arsip dilakukan setiap lima tahun sekali atau lebih akan memakan biaya, waktu dan tenaga yang lebih banyak. Hal ini sangat memprihatinkan. Ternyata masih banyak instansi yang lebih mementingkan biaya, waktu dan tenaga dari pada mementingkan arsip itu sendiri. Biaya, dan tenaga dapat dicari namun apabila arsipnya yang hilang apalagi arsip itu adalah arsip vital tidak akan dapat digantikan dengan yang lain. Maka dari itu arsip harus dikelola sesuai prosedur kearsipan baku demi menjaga keutuhan arsip.
Dalam setiap kegiatan organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta akan menghasilkan arsip. Informasi yang terekam tersebut yang berupa arsip merupakan bukti dari kegiatan organisasi dan juga merupakan memori organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu, arsip perlu ditata sesuai prosedur kearsipan yang baik agar arsip tetap terjaga keutuhan fisik maupun informasinya.
Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa arsip adalah:
a. Naskah‑naskah yang dibuat, dan diterima oleh Lembaga‑Lembaga Negara dan Badan‑Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
b. Naskah‑naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan‑Badan swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kehidupan kebangsaan. [1]
Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip tercipta dari setiap kegiatan baik yang dilakukan oleh lembaga-lembaga negara, badan-badan pemerintah, swasta maupun perorangan dalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan maupun kehidupan kebangsaan.
Sementara itu, berdasarkan fungsinya, arsip digolongkan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelengaraan administrasi negara. Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari
Bedasarkan kegunaan arsip dinamis dibedakan atas :
a. Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola di unit pengolah.
b. Arsip inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.[2]
Arsip yang tercipta secara garis besar terbagi menjadi dua, yakni arsip biasa dan arsip vital. Kalau arsip biasa adalah jika terjadi sesuatu dengan arsip tersebut organisasi tidak akan terhenti kehidupannya. Sementara itu, arsip vital yaitu asip yang sangat dibutuhkan oleh organisasi karena jika arsip ini hilang akan berakibat terhentinya kegiatan organisasi, dan organisasi tidak akan mampu menyusun kembali rekaman informasi yang dapat diterima. Contoh dari arsip vital ini antara lain akte pendirian perusahaan, piutang, asuransi, kebijakan, data penelitian, daftar gaji, kontrak kerja serta persetujuan. [3]
Mengingat pentingnya keberadaan arsip vital perlu dibuat suatu program yang sistematis mulai dari identifikasi arsip vital dari organisasi, prosedur penyimpanannya, dan prosedur perlindungannya.[4] Melalui program ini dapat dibuat suatu metode yang sistematis dan lebih spesifik yang disesuaikan dengan kondisi arsip dan kepentingan organisasi yang bersangkutan.
Hilangnya arsip vital akan berakibat negatif bagi organisasi misalnya organisasi tidak dapat beroperasi lagi, timbul kekacauan dalam organisasi dan lain-lain. Oleh karena itu, arsip vital perlu mendapatkan perhatian dan perlindungan serta melakukan penataan yang baik dan benar. Hal ini memberikan pengertian bahwa arsip vital harus dilindungi dan diselamatkan dengan melakukan pengelolaan manajemen kearsipan, khususnya penataan dan perlindungan arsip vital.
Apresiasi yang tinggi terhadap arsip-arsip yang tercipta akan berdampak positif dalam proses penataan yang mungkin digunakan oleh organisasi. Perhatian yang serius terhadap arsip vital akan berdampak positif terhadap keamanan fisik dan informasi arsip vital. Selain penataan, harus ada perlindungan terhadap arsip-arsip yang merupakan arsip vital bagi organisasi, perlindungan yang dimaksudkan meliputi perlindungan fisik arsip dan juga informasi yang terkandung di dalamnya.
[1] Undang Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan Ketentuan Pokok Kearsipan.
[2] Basir Barthos, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan Prguruan Tinggi, (Bumi Aksara: Jakarta, 1989), hlm.4.
[3] ARMA (Association of Records and Management Administrators), Arsip Vital Suatu Garis Pedoman. Terjemahan Suhardo (Yogyakarta: Kantor Arsip Daerah, 1999), hlm.1.
[4] Sulistyo- Basuki, Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), hlm.229.
PENGELOLAAN ARSIP VITAL
Arsip Vital adalah informasi terekam yang penting untuk kelangsungan dan penyusunan kembali suatu organisasi[1]. Rekaman-rekaman tersebut penting untuk menentukan kedudukan organisasi dimata hukum seperti undang-undang atau peraturan suatu organisasi dan penting untuk perlindungan hak-hak organisasi meliputi para pegawai, pelanggan dan para pemegang saham. Melihat pentingnya arsip vital, arsip ini disebut juga arsip kelas 1. Arsip vital dapat berupa media apa saja seperti hardcopy, media magnetis. Apapun bentuknya medianya arsip vital diperlukan demi kelangsungan hidup badan korporasi.
Hilangnya arsip vital dan informasi akan mengakibatkan organisasi tersebut menjadi lumpuh karena tidak mampu menyusun kembali rekaman-rekaman organisasi seperti akte pendirian organisasi, informasi, asuransi, penelitian, inventaris, kontrak-kontrak persetujuan. Meskipun semua arsip dalam suatu organisasi sangat penting di selamatkan, namun tidak semua arsip yang ada harus disimpan secara khusus. Arsip yang secara mutlak disimpan, hanya arsip yang berguna bagi kelangsungan hidup organisasi. Dari semua arsip yang tercipta, hanya 3%-5% saja yang dianggap vital. Untuk mengetahui dan memilih arsip vital harus diketahui fungsi arsip dinamis dan pengetahuan tentang siklus hidup arsip dinamis.
Ada beberapa prosedur untuk mengelola arsip vital yang ada.
1. Penataan arsip
Penataan arsip dimaksudkan agar informasi dapat di identifikasi, dialokasikan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk dapat menata arsip yang tergolong vital harus ada pemilahan antara arsip biasa dengan arsip vital. Arsip yang tercipta di instansi antara lain surat-surat keputusan seperti surat keputusan berdirinya perusahaan atau instansi, data penelitian, Laporan Tahunan, File Pegawai. Dari contoh tersebut, terdapat arsip yang penting bagi kehidupan instansi selama dan setelah arsip yang melindungi hak dan kewajiban organisasi, pegawai, pemegang saham pelanggan dan masyarakat.[2] Arsip tersebut merupakan arsip vital. Dari sekian banyak arsip yang berguna, hanya 3%-5% dari seluruh arsip dan informasi yang dianggap vital bagi perusahaan.[3]
Arsip vital yang disimpan oleh instansi yang bersangktan merupakan arsip yang menunjang kegiatan operasional organisasi, seperti Surat-surat Keputusan, Akte Pendirian, Anggaran Organisasi, Asuransi, Daftar Gaji, Personal File, Laporan Keuangan, Surat Perjanjian, dan lain-lain.
Untuk menata arsip arsip tersebut perlu diadakan kegiatan pemberkasan / filing. Pemberkasan / Filing adalah penataan arsip ke dalam kotak file folder atau alat lain menurut aturan yang telah direncanakan, termasuk pemberian indeks, pengkodean, penyusunan, penempatan arsip, kartu, kertas dan semua tipe arsip dengan cara yang sistematis, sehingga akan dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan bila sedang dibutuhkan. [4] Untuk dapat melaksanakan filing yang benar diperlukan petunjuk yang memuat informasi secara detail tentang berbagai langkah filing.
Sebelum membahas, perlu diketahui bahwa klasifikasi ada 3 hal yang harus diperhatikan, ketiga hal tersebut mendasari penentuan klasifikasi, 3 hal tersebut ialah:
1. Hubungan Logis, ialah bahwa perincian pada pokok masalah satu sama lain merupakan rangkaian yang membentuk suatu transaksi atau kegiatan yang utuh
2. Urutan Kronologis, ialah menggunakan tata urutan yang telah ditentukan misalnya saja surat yang tanggalnya sama disimpan dalam 1 kelompok
3. Susunan Berjenjang, ialah masalah-masalah yang terkandung dalam surat disusun dalam suatu pola terperinci atas penggolongan pokok kemudian diperinci menjadi golongan yang lebih kecil.[5]
Klasifikasi arsip khususnya instansi pemerintah menggunakan petunjuk klasifikasi arsip yang disediakan oleh pemerintah. Klasifikasi ini menggunakan kode angka dan huruf untuk membedakan masalah dalam penataan arsip, misalnya 000 Umum, 800 Keuangan, 900 Kepegawaian. Kode tersebut masih diperinci lagi kedalam masalah yang lebih detail. Misalnya kode 800 keuangan diperinci menjadi 810 gaji pegawai, 820 laporan tahunan, dll.
Demi tercapainya efesiensi dan efektifitas pengorganisasian arsip, dikenal dua asas pengorganisasian arsip yaitu Desentralisasi dan Sentralisasi. Sistem Sentralisasi adalah sistem penyimpanan arsip yang dipusatkan dalam satu unit kerja khusus yang lazim disebut Central File. Sistem ini biasanya hanya efisien dan efektif dilaksanakan dikantor kecil, dimana volume arsip yang tercipta masih sedikit. Sistem ini memiliki keuntungan dan kerugian. Keuntungannya adalah ruang dan peralatan arsip dapat dihemat, karena arsip berada dalam satu ruang dengan satu sistem penyimpanan, Petugas dapat berkonsentrasi pada satu pekerjaan kearsipan. Hal ini sangat penting karena arsip akan tertangani dengan baik. Sistem ini dapat mencegah duplikasi penyimpanan karena berada dalam 1 tempat, sehingga arsip duplikasinya dapat dimusnahkan. Dari keuntungan yang ada, namun ada juga kerugian dari sistem ini yakni sistem ini hanya sesuai efektif dan efisien untuk organisasi/kantor kecil, karena jika ada unit kerja yang membutuhkan arsip maka akan memakan waktu lama untuk memperoleh arsip.
Sistem Desentralisasi yaitu sistem penyimpanan arsip dimana semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Asas ini sangat sesuai digunakan untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah letaknya. Sistem ini mempunyai beberapa keuntungan, antara lain: pengelolaan arsip dapat dilekukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing sehingga keperluan terhadap arsip mudah dipenuhi karena berada dalam unit kerja sendiri. Untuk penanganannyapun menjadi lebih mudah karena arsip sudah dikenal dengan baik Dari keuntungan tersebut terdapat kerugian, antara lain: penyimpanan arsip tersebar keberbagai lokasi, sehingga dapat menimbulkan duplikasi penyimpanan. Kantor juga harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di unit kerja masing-masing sehingga penghematan sulit dijalankan. Untuk dapat menghasilkan penataan arsip yang baik, kantor harus mengadakan Diklat Kearsipan bagi para pegawai yang umumnya tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
Penentuan asas pengorganisasian harus sesuai dengan kondisi organisasi yang bersangkutan. Ada yang memilih asas Desentralisasi karena beberapa alasan yaitu : Tempat, bahwa tempat/ruang pada bagian umum sudah semakin sempit, sedangkan volume arsip terus bertambah. Selain alasan tempat yang semakin sempit, juga karena beberapa alasan lain, seperti kemudahan dalam mencari arsip dalam tempat penyimpan.
Penyimpanan Arsip Vital
Penyimpanan arsip merupakan kegiatan penataan arsip secara sistematis untuk mempermudah dalam proses pencarian/temu balik arsip, termasuk arsip vital. Arsip dapat dikatakan sebagai nafas kehidupan organisasi, maka dari itu perlu disimpan dengan sistem yang baik. Penyimpanan arsip secara garis besar terbagi menjadi dua, yaitu penyimpanan Onsite dan Offsite. Penyimpanan Onsite adalah penyimpanan arsip yang berada dalam lingkungan organisasi. Sistem ini masih ada dua macam yakni, arsip disimpan dalam gabungan organisasi dan diluar gedung organisasi namun berada di lingkungan organisasi pencipta arsip. Penyimpanan arsip yang kedua adalah penyimpanan offsite, yaitu menyimpan arsip berada diluar lingkungan instansi pencipta arsip. Tempat lokasinya dapat berupa gedung milik sendiri, ataupun milik perusahaan swasta penyedia jasa penyimpanan arsip. Sistem offsite ini sering dipilih karena beberapa hal antara lain: luas gedung organisasi kurang memadai atau luas ruangan memadai tapi arsipnya sudah penuh. Alasan yang kedua adalah sewa tanah/bangunan kantor terlalu mahal. Maka penyimpanan arsip di pindahkan ke luar organisasi yang harga sewa tanah maupun bangunannya lebih murah. Ruang penyimpanan arsip vital harus terhindar dari kemungkinan-kemungkinan serangan kebakaran, air seperti Banjir, Atap bocor, Serangga, Bahaya manusia dan lain-lain. Tempat penyimpanan arsip haruslah kuat, kering, terang dan berventilasi baik.
Dilihat dari segi nilai guna arsip, tempat penyimpanan arsip dibedakan menjadi 3 yakni berada:
a. Unit Pengolah: sering juga disebut dengan unit kerja, dalam unit ini, arsip masih berbentuk aktif atau masih digunakan dalam kegiatan adminiatrasi sehari-hari.
b. Unit Kearsipan adalah tempat penyimpanan arsip yang memasuki kategori inaktif. Arsip yang disimpan disini merupakan arsip yang masih di pergunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari namun frekuensi penggunaannya menurun.
c. Depo Arsip merupakan tempat penyimpanan arsip yang dikategorikan vital lokasi depo berada di instansi pencipta arsip atau juga bisa milik Lembaga Kearsipan.[6]
Perlindungan Arsip vital
Arsip vital adalah arsip mutlak diperlukan demi kelangsungan hidup suatu organisasi. Dilihat dari siklus, arsip vital termasuk dalam bagian arsip dinamis yang mendapatkan perhatian lebih dari pada arsip-arsip yang lain. Demi keamanan terhadap arsip maka perlu adanya perlindungan secara benar terhadap arsip vital yang berguna untuk melindungi hak individu, organisasi dan pemerintah. Memelihara arsip vital merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, mengawasi dan mengabil langkah agar arsip tetap terjaga keselamatannya.
Melindungi arsip berarti melindungi fisik arsip dan informasi yang terkandung didalamnya. Upaya penyelamatan arsip vital mencakup perlindungan terhadap bencana pada umumnya seperti kebakaran, air, sinar matahari, debu, serangga/binatang, pengerat/asam, kelembaban yang berlebihan. Selain melindungi arsip dari bencana lingkungan, arsip perlu dilindungi dari bahaya manusia, misalnya pencurian fisik maupun informasinya, salah letak dan penempatan dan juga akses yang tidak sah. Melindungi arsip dari bencana merupakan suatu keharusan. Walaupun bencana tidak dapat kita hindari, namun perlindungan terhadap arsip, khususnya arsip vital dapat mengurangi kerusakan sekecil mungkin.Tujuan dari perlindungan arsip vital adalah untuk melindungi informasi yang esensial yang terkandung dalam arsip. Utuk itu perlu adanya perlindungan secara benar terhadap arsip ini untuk melindungi hak individu, organisasi dan pemeritah.[7]
Perlindungan arsip khususnya arsip vital diperlukan untuk perlindungan dari ancaman serangga. hjal ini dapat dilakkan dengan menggunakan bahan disinfektan. Perlindungan dari bahaya manusia harus diperhatikan. Banyak organisasi menyimpan arsip-arsip vital seperti file-file penelitian, surat-surat keputusan disimpan di filing cabinet yang terletak di depan pintu masuk ruangan, pintu filing cabinet juga tidak dikunci. Selain itu perlindungan terhadap ketidakstabilan suhu dan kelembaban juga harus diperhatikan. sebaiknya arsip-arsip yang disimpan memakai Air Conditoiner (AC).
Dalam buku An Introduction to Record and Information Management yang diterbitkan oleh ARMA International, terdapat 4 metode proteksi yaitu :
1. Metode Dispersal adalah metode perlindungan arsip vital dengan membuat duplikasi dari arsip yang asli dan disimpan ditempat yang berlainan.
Ada dua metode Dispersal :
a. Existing Dispersal metode ini dilakukan dengan membuat 1 salinan dari arsip vital yang asli. Salinannya disimpan ke luar organisasi ( off site storage ) dan arsip vital yang asli disimpan ditempat yang berlainan.
b. Improvised Dispersal metode ini dilakukan dengan membuat 1 salinan arsip vital, kemudian salinannya diperbanyak dan disimpan ditempat berlainan.
2.Metode Duplikasi adalah metode perlindungan arsip dengan menyalin arsip vital asli dalam bentuk yang sama atau juga bisa dengan media lain.
3. Metode Pemindahan adalah metode perlindungan arsip dengan menyimpan arsip vital ke pusat arsip vital, sedangkan arsip di unit kerja adalah arsip vital duplikat.
4. Metode Vaulting adalah metode perlindungan arsip dengan menyimpan arsip dalam ruangan khusus seperti almari besi tahan api.[8]
Akses terhadap arsip vital harus dibatasi. Akses terhadap arsip vital hanya orang atau pegawai yang berwenang terhadap arsip tersebut. Pengelolaan arsip vital harus dikelola oleh petugas khusus kearsipan.
Penyusutan arsip vital
Arsip berguna bagi kepentingan setiap organisasi. Namun tidak semua arsip di organisasi disimpan, termasuk arsip vital. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang penyusutan arsip, dijelaskan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a. memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga lembaga negara atau badan badan pemerintahan masing masing;
b.memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan ketentuan yang berlaku;
c. menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip nasional.[9]
Kegiatan administrasi mengakibatkan volume arsip bertambah seirama dengan dinamika kehidupan bangsa. Untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna kearsipan dan untuk menjmin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional, perlu diadakan penyusutan arsip. Penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya arsip yang tidak berguna lagi.[10] Apabila arsip permanen berguna bagi kepentingan negara, dikirim ke lembaga kearsipan.
Penyusutan arsip didasarkan pada Jadwal Retensi Arsip. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi jangka waktu arsip apakah nantinya akan dimusnahkan atau disimpan beberapa waktu ataukah tetap disimpan selamanya sebagai bukti pertanggungjawaban nasional. Jangka waktu retensi arsip tergantung dari kepentingan masing masing instansi. Dalam kenyataannya banyak instansi yang melakukan pepenyusutan arsip tidak mengikuti prosedur yang berlaku. Alasan pertama adalah jika waktu pemusnahan arsip terlalu lama, volume arsip di instansi akan mengganggu karena ruang kantor menjadi sempit. Alasan yang kedua adalah jika pemusnahan arsip dilakukan setiap lima tahun sekali atau lebih akan memakan biaya, waktu dan tenaga yang lebih banyak. Hal ini sangat memprihatinkan. Ternyata masih banyak instansi yang lebih mementingkan biaya, waktu dan tenaga dari pada mementingkan arsip itu sendiri. Biaya, dan tenaga dapat dicari namun apabila arsipnya yang hilang apalagi arsip itu adalah arsip vital tidak akan dapat digantikan dengan yang lain. Maka dari itu arsip harus dikelola sesuai prosedur kearsipan baku demi menjaga keutuhan arsip.
makna arsip
H o m e
P r o f i l
Kerja sama
Akademik
Pengurus
Fasilitas
A l u m n i
Kritik dan Saran
Cepethe
Web Sejarah
ANRI
ICA
ARMA
Program Diploma Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya UGM . . .
Juli 2005
Artikel dan Bahan Kuliah:
Records Continuum Model
Records Management
Jadwal Retensi Arsip Keuangan
Arsip sebagai sumber informasi
MEMAKNAI KEMBALI ARSIP
SEBAGAI SUMBER INFORMASI
Waluyo
Persoalan mendasar yang dihadapi para pengelola kearsipan sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan suatu sitem kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan sistem kearsipan
A. Pengantar
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record).[1] Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.
Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “omong kosong” apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.
Dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif.[2] Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi.
Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya.[3] Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti/akademisi.
B. Pengertian Arsip
Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.[4] Pengertian tersebut tampaknya tidak jauh berbeda dengan yang termaktub dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.[5]
Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaios yang berarti kuno, archaic, architect, archaeology, archive dan arsip. Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab di indera dengar kita, disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya.
Lebih dari sekedar diskusi tentang istilah arsip, sebenarnya secara akademis kita juga akan lebih jauh melihat eksistensi kearsipan sebagai ilmu pengetahuan. Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang tersusun dan pengetahuan adalah pengamatan yang disusun secara sistematis, maka kearsipan tentu dapat dikategorikan sebagai ilmu pengetahuan. Sebagai ilmu pengetahuan, kearsipan memenuhi syarat-syarat universalism, organized, disinterestedness dan communalism. Semua itu dikemukakan sebagai justifikasi terhadap eksistensi kearsipan.
Lebih jauh lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu informasi. Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi yang didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil (museum), dokumen dalam wujud literair (perpustakaan), dan dokumen privat (kearsipan).
Secara umum kita dapat mengidentifikasi dokumen dalam wujud korporil sebagai benda-benda artefak dan koleksi-koleksi antik dan karya yang memiliki nilai historis dan archaic, khasanah tersebut dikelola oleh museum.
Dokumen literair yang meliputi bidang perpustakaan disebut juga sebagai dokumentasi publik (dokumentasi yang terbuka untuk umum) yang dibedakan dengan dokumentasi privat (arsip). Dalam kaitan ini secara lebih rinci kita dapat mengidentifikasi perbedaan arsip dengan perpustakaan sebagai berikut:
1. Fungsi perpustakaan adalah menyimpan dan menyediakan koleksi buku dan bahan tercetak, sedangkan fungsi utama arsip adalah memelihara akumulasi dari bukti aktivitas / kegiatan suatu organisasi atau perorangan sebagai organic entity.
2. Pustakawan berhubungan dengan koleksi atau bahan pustaka dalam wujud berbagai kopi buku dari suatu terbitan yang sangat mungkin terdapat pada perpustakaan lain. Sedangkan arsiparis atau petugas kearsipan berhubungan dengan khasanah rekaman informasi berupa tulisan atau manuskrip yang unik dan tidak ada ditempat lain.
3. Arsip tercipta sebagai akibat dari aktivitas fungsional suatu organisasi atau personal, arsip seringkali terdapat keterkaitan informasi dengan arsip yang lain sebagai satu unit informasi atau kelompok berkas. Sedangkan bahan pustaka merupakan materi diskrit, dimana antara satu buku dengan buku lain tidak saling bergantung.
4. Bahan pustaka yang hilang dapat diganti dalam bentuk asli atau tersedia diperpustakaan lain, sedangkan arsip yang hilang tidak mungkin dapat digantikan keotentikannya dan tidak mungkin diperoleh dari tempat lain.
5. Pustakawan berinteraksi dengan buku-buku sebagai satuan individu yang masing-masing memiliki identitas tersendiri, sedangkan petugas kearsipan tidak umum memperlakukan arsip secara individu karena berkas arsip adalah kesatuan informasi.
Persamaan mendasar dari arsip dan bahan pustaka adalah bahwa keduanya membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian. Di negara-negara maju lembaga kearsipan dan perpustakan secara umum tidak dipisahkan, ini terutama dapat dilihat pada organisasi-organisasi kearsipan dan perpustakaan di perguruan tinggi.
C. Tipologi Arsip
Tipologi arsip bisanya dikaitkan dengan media penyimpan informasi arsip. Bentuk media arsip dapat berupa kertas, film, suara maupun elektronik. Secara rinci pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut:
a. Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas. Bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.
b. Arsip pandang-dengar (audio-visual records) merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori:
1. Arsip gambar statik (static image), contohnya foto.
2. Arsip citra bergerak (moving image), film, video, dsb.
3. Arsip rekaman suara (sound recording), kaset.
c. Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records.Contohnya floppy disk, hard disk, pita magnetik, optical disk, cd rom, dsb.
Perlu juga dikemukakan di sini bahwa berdasarkan keunikan media perekam informasi arsip beberapa literatur kearsipan menyebut adanya special format records atau arsip bentuk khusus. Contoh dari jenis arsip tersebut adalah arsip kartografi dan kearsitekturan, meskipun kedua corak arsip tersebut berbasis kertas, tetapi karena bentuknya yang unik dan khas, maka arsip-arsip tersebut merupakan arsip bentuk khusus yang dapat dibedakan dengan arsip tekstual lainya.
D. Arsip sebagai Sumber Informasi
Mengelola arsip tidak semata-mata memperlakukannya dari sudut teknis pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan dari sisi peranan arsip sebagai sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip akan mulai tampak berdaya guna, oleh karena diperlukan sebagai informasi.
Di dunia yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Apa yang harus dilakukan adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya. Benar kata pepatah bahwa memory can fail, but what is recorded will remain..[6]
Beberapa alasan mengapa manusia merekam informasi; alasan pribadi, alasan sosial, alasan ekonomi, alasan hukum, alasan instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu pengetahuan.[7]
Lebih dari alasan-alasan di atas, dalam konteks organisasi atau korporasi saat ini perlu di garis bawahi bahwa organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi (a modern organization is an information based organization). Arsip sebagai recorded information jelas menempati posisi vital dalam organisasi modern tersebut. Arsip akan dibutuhkan dalam seluruh proses kegiatan manajemen organisasi, dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
E. Arsip dan Administrasi
Hubungan arsip dengan administrasi merupakan hubungan dua sisi sebuah mata uang atau hubungan antara suatu benda dengan bayangannya. Arsip sebagai bagian dari proses administrasi hanya ada apabila administrasi itu berjalan.
a. Proses
- Arsip tercipta sebagai endapan informasi terekam dari pelaksanaan kegiatan administrasi suatu instansi/korporasi.
- Arsip merupakan substansi informasi yang melekat pada fungsi, sehingga setiap pengaturan arsip harus mempertimbangkan:
o Agar informasi yang terdapat dalam arsip bisa digunakan untuk kepentingan operasional intansi/korporasi secara fungsional
o Agar informasi dalam arsip dapat dikelompokkan dalam unit-unit informasi secara spesifik agar dapat diberikan secara tepat informasi, tepat waktu, tepat orang, dan tepat guna, serta dalam waktu yang secepat mungkin.
b. Fungsi Arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi.. Sekedar sebagai gambaran, seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun.[8]
Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat, kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.
c. Kegunaan Arsip
Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.
Bagi Instansi Pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi:
- endapan informasi pelaksanaan kegiatan sebagai wujud dari memori kolektif instansi
- pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan
- sarana peningkatan efisiensi operasional instansi
- memenuhi ketentuan hukum yang berlaku
- bukti eksistensi instansi
Bagi Kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain meliputi:
- bukti pertanggungjawaban/akuntabilitas nasional
- rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan prestasi intelektual bangsa
- bukti sejarah
F. Penutup
Uraian di atas merupakan pokok-pokok dalam bidang kearsipan yang minimal perlu diketahui dan dipahami oleh semua elemen yang concern terhadap bidang ini, terutama para pelaku atau pengelola kearsipan. Gambaran umum di atas menjadi titik tolak yang harus dijabarkan pada tataran yang lebih detail dan dasar yang harus dikembangkan pada tingkat implementasi.
Dengan penguasaan dasar kearsipan, perkembangan bidang ilmu informasi lain tidak akan meredusir peran kearsipan bahkan seharusnya justru menunjang pengembangannya, seperti misalnya perkembangan teknologi informasi.
Perkembangan teknologi informasi merupakan hal yang tidak dapat dielakkan. Imbas dari perkembangan tersebut menyeruak kesegala bidang termasuk kearsipan. Sebagai pengelola bidang kearsipan tentu kita harus merespon secara positif perkembangan tersebut. Hal itu akan sangat menguatkan eksistensi kita sebagai pengelola kearsipan yang merupakan bagian dari pengelola informasi, sesuatu yang menjadi mainstream di abad ini.
Apabila selama ini peran pengelola kearsipan dalam suatu organisasi dipandang relatif rendah maka dengan kemampuan mengadopsi perkembangan teknologi informasi tersebut akan merubah image yang selama ini melekat pada diri pengelola bidang kearsipan .
Daftar Pustaka
Arsip dan Sejarah, Jakarta: ANRI, 1980.
Kennedy, Jay and Cherryl Schauder, Records Management, A Guide to Corporate Record Keeping Melbourne: Longman, 1998.
Mykland, Liv Protection and identity: The Archivist’s Identity and Professionalism, Montreal:ICA, XIIth, 1992.
Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith, Records Management Handbook, Vermont: Ashgate Publish, 1992.
Ricks, Betty, et.al., Information and Image Management: a Records System Approach, South Western Publishing Co., Cincinnati, 1992
Robek, Mary, Gerald Brown and Wilmer O. Maedke, Information and Record Management, Los Angeles: California State University, 1987.
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen, Jakarta: Gramedia, 2003.
Wallace, Patricia E., et.al., Records Management Intregated Information Systems, New Jersey: Prentice Hall Inc., 1992
Walne, Peter, eds, Dictionary of Archival Terminology, Munchen: KG. Saur, 1988.
[1]Pengertian arsip yang lebih menekankan pada fungsi informasi dapat dilihat dari pendapat Jay
Kennedy dan Cherryl Schaudder yang mengemukakan bahwa arsip merupakan informasi yang direkam
dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/
perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Lihat: Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Records management:
A Guide to Corporate Record Keeping (Melbourne: Longman, 1998), hlm. 1. Sedangkan definisi yang lebih
menekankan pada penyimpanan dan pentingnya lembaga arsip dapat dilihat pendapat dari: T.R.
Schellenberg, Modern Archives: Principles and Techniques (Chicago: The University of Chicago Press, 1975), hlm.
17.
[2]Liv Mykland, Protection and identity: The Archivist’s Identity and Professionalism (Montreal:ICA, XIIth, 1992), hal.2.
[3]Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Records Management, A Guide to Corporate Record Keeping (Melbourne:
Longman, 1998), hal. 1.
[4]Peter Walne (ed), Dictionary of Archival Terminology (Munchen: KG. Saur, 1988), hal. 128.
[5]Pasal 1 menyebutkan arsip ialah:
a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
[6]Arsip dan Sejarah (Jakarta: ANRI, 1980), hal. 12.
[7]Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen (Jakarta:
Gramedia, 2003), hal.4-6.
[8]Betty Ricks, et.al., Information and Image Management: a Records System Approach (Cincinnati: South Western
Publishing Co., 1992), hal.16.
kembali ke atas
P r o f i l
Kerja sama
Akademik
Pengurus
Fasilitas
A l u m n i
Kritik dan Saran
Cepethe
Web Sejarah
ANRI
ICA
ARMA
Program Diploma Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya UGM . . .
Juli 2005
Artikel dan Bahan Kuliah:
Records Continuum Model
Records Management
Jadwal Retensi Arsip Keuangan
Arsip sebagai sumber informasi
MEMAKNAI KEMBALI ARSIP
SEBAGAI SUMBER INFORMASI
Waluyo
Persoalan mendasar yang dihadapi para pengelola kearsipan sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan suatu sitem kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan sistem kearsipan
A. Pengantar
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record).[1] Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya.
Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.
Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “omong kosong” apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya.
Dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan penting atau sangat penting bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif.[2] Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi.
Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya.[3] Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti/akademisi.
B. Pengertian Arsip
Menurut bahasa referensi, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.[4] Pengertian tersebut tampaknya tidak jauh berbeda dengan yang termaktub dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan.[5]
Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani Kuno Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat utama, kekuasaan dan juga berarti bangunan/kantor. Perkembangan selanjutnya kita mengenal archaios yang berarti kuno, archaic, architect, archaeology, archive dan arsip. Pengertian-pengertian tersebut dimaksudkan untuk menunjukkan betapa sebenarnya bidang kearsipan itu sudah cukup akrab di indera dengar kita, disamping juga sudah cukup tua umur kemunculannya.
Lebih dari sekedar diskusi tentang istilah arsip, sebenarnya secara akademis kita juga akan lebih jauh melihat eksistensi kearsipan sebagai ilmu pengetahuan. Bila ilmu didefinisikan sebagai pengetahuan yang tersusun dan pengetahuan adalah pengamatan yang disusun secara sistematis, maka kearsipan tentu dapat dikategorikan sebagai ilmu pengetahuan. Sebagai ilmu pengetahuan, kearsipan memenuhi syarat-syarat universalism, organized, disinterestedness dan communalism. Semua itu dikemukakan sebagai justifikasi terhadap eksistensi kearsipan.
Lebih jauh lagi kita dapat melacak kedudukan kearsipan dalam kerangka ilmu informasi. Dalam ilmu informasi kita mengenal dokumentasi yang didalamnya meliputi dokumen dalam wujud korporil (museum), dokumen dalam wujud literair (perpustakaan), dan dokumen privat (kearsipan).
Secara umum kita dapat mengidentifikasi dokumen dalam wujud korporil sebagai benda-benda artefak dan koleksi-koleksi antik dan karya yang memiliki nilai historis dan archaic, khasanah tersebut dikelola oleh museum.
Dokumen literair yang meliputi bidang perpustakaan disebut juga sebagai dokumentasi publik (dokumentasi yang terbuka untuk umum) yang dibedakan dengan dokumentasi privat (arsip). Dalam kaitan ini secara lebih rinci kita dapat mengidentifikasi perbedaan arsip dengan perpustakaan sebagai berikut:
1. Fungsi perpustakaan adalah menyimpan dan menyediakan koleksi buku dan bahan tercetak, sedangkan fungsi utama arsip adalah memelihara akumulasi dari bukti aktivitas / kegiatan suatu organisasi atau perorangan sebagai organic entity.
2. Pustakawan berhubungan dengan koleksi atau bahan pustaka dalam wujud berbagai kopi buku dari suatu terbitan yang sangat mungkin terdapat pada perpustakaan lain. Sedangkan arsiparis atau petugas kearsipan berhubungan dengan khasanah rekaman informasi berupa tulisan atau manuskrip yang unik dan tidak ada ditempat lain.
3. Arsip tercipta sebagai akibat dari aktivitas fungsional suatu organisasi atau personal, arsip seringkali terdapat keterkaitan informasi dengan arsip yang lain sebagai satu unit informasi atau kelompok berkas. Sedangkan bahan pustaka merupakan materi diskrit, dimana antara satu buku dengan buku lain tidak saling bergantung.
4. Bahan pustaka yang hilang dapat diganti dalam bentuk asli atau tersedia diperpustakaan lain, sedangkan arsip yang hilang tidak mungkin dapat digantikan keotentikannya dan tidak mungkin diperoleh dari tempat lain.
5. Pustakawan berinteraksi dengan buku-buku sebagai satuan individu yang masing-masing memiliki identitas tersendiri, sedangkan petugas kearsipan tidak umum memperlakukan arsip secara individu karena berkas arsip adalah kesatuan informasi.
Persamaan mendasar dari arsip dan bahan pustaka adalah bahwa keduanya membutuhkan pemeliharaan dan pelestarian. Di negara-negara maju lembaga kearsipan dan perpustakan secara umum tidak dipisahkan, ini terutama dapat dilihat pada organisasi-organisasi kearsipan dan perpustakaan di perguruan tinggi.
C. Tipologi Arsip
Tipologi arsip bisanya dikaitkan dengan media penyimpan informasi arsip. Bentuk media arsip dapat berupa kertas, film, suara maupun elektronik. Secara rinci pengelompokan tersebut adalah sebagai berikut:
a. Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis di atas kertas. Bentuk arsip bermedia kertas ini juga lazim disebut sebagai arsip yang bersifat konvensional.
b. Arsip pandang-dengar (audio-visual records) merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang dengar dapat dirinci dalam 3 kategori:
1. Arsip gambar statik (static image), contohnya foto.
2. Arsip citra bergerak (moving image), film, video, dsb.
3. Arsip rekaman suara (sound recording), kaset.
c. Arsip elektronik, merupakan arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records.Contohnya floppy disk, hard disk, pita magnetik, optical disk, cd rom, dsb.
Perlu juga dikemukakan di sini bahwa berdasarkan keunikan media perekam informasi arsip beberapa literatur kearsipan menyebut adanya special format records atau arsip bentuk khusus. Contoh dari jenis arsip tersebut adalah arsip kartografi dan kearsitekturan, meskipun kedua corak arsip tersebut berbasis kertas, tetapi karena bentuknya yang unik dan khas, maka arsip-arsip tersebut merupakan arsip bentuk khusus yang dapat dibedakan dengan arsip tekstual lainya.
D. Arsip sebagai Sumber Informasi
Mengelola arsip tidak semata-mata memperlakukannya dari sudut teknis pengelolaan media rekamnya belaka, melainkan dari sisi peranan arsip sebagai sumber informasi. Dari sudut pandang ini maka nilai arsip akan mulai tampak berdaya guna, oleh karena diperlukan sebagai informasi.
Di dunia yang semakin kompleks ini, kegiatan apapun tidak lagi mengandalkan ingatan pelaksana atau pelakunya. Apa yang harus dilakukan adalah mengelola informasi melalui pengelolaan arsipnya. Benar kata pepatah bahwa memory can fail, but what is recorded will remain..[6]
Beberapa alasan mengapa manusia merekam informasi; alasan pribadi, alasan sosial, alasan ekonomi, alasan hukum, alasan instrumental, alasan simbolis, dan alasan ilmu pengetahuan.[7]
Lebih dari alasan-alasan di atas, dalam konteks organisasi atau korporasi saat ini perlu di garis bawahi bahwa organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi (a modern organization is an information based organization). Arsip sebagai recorded information jelas menempati posisi vital dalam organisasi modern tersebut. Arsip akan dibutuhkan dalam seluruh proses kegiatan manajemen organisasi, dari perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.
E. Arsip dan Administrasi
Hubungan arsip dengan administrasi merupakan hubungan dua sisi sebuah mata uang atau hubungan antara suatu benda dengan bayangannya. Arsip sebagai bagian dari proses administrasi hanya ada apabila administrasi itu berjalan.
a. Proses
- Arsip tercipta sebagai endapan informasi terekam dari pelaksanaan kegiatan administrasi suatu instansi/korporasi.
- Arsip merupakan substansi informasi yang melekat pada fungsi, sehingga setiap pengaturan arsip harus mempertimbangkan:
o Agar informasi yang terdapat dalam arsip bisa digunakan untuk kepentingan operasional intansi/korporasi secara fungsional
o Agar informasi dalam arsip dapat dikelompokkan dalam unit-unit informasi secara spesifik agar dapat diberikan secara tepat informasi, tepat waktu, tepat orang, dan tepat guna, serta dalam waktu yang secepat mungkin.
b. Fungsi Arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsinya arsip dibedakan atas dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam literatur-literatur kearsipan (USA) kita mengenal pembedaan fungsi arsip atas records dan archives. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Atau dalam bahasa perundang-undangan kearsipan disebut sebagai arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value).
Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
Frekuensi penggunaan yang menurun sering menjadi problematika tersendiri di Indonesia apalagi bagi instansi yang tidak memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip), artinya bahwa semua tergantung bagaimana suatu instansi menilai bahwa suatu arsip sudah dikatakan menurun frekuensi penggunaannya, hal ini tentu saja harus didasarkan pada kebutuhan organisasi.. Sekedar sebagai gambaran, seorang ahli kearsipan menyebutkan bahwa arsip dapat dipertimbangkan menjadi inaktif apabila penggunaannya kurang dari 10 kali dalam satu tahun.[8]
Bertitik tolak dari fungsi dan kegunaan arsip, maka arsip sebagai salah satu sumber informasi harus dikelola dalam suatu sistem/manajemen, sehingga informasi arsip memungkinkan untuk disajikan secara tepat, kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah mungkin. Dengan demikian informasi yang terekam tersebut dapat digunakan di dalam menunjang proses pengambilan keputusan, perencanaan, pengorganisasian, pengawasan serta dapat dijadikan referensi sebagai input yang sangat signifikan bagi proses manajemen, baik bisnis maupun pemerintahan.
c. Kegunaan Arsip
Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan.
Bagi Instansi Pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi:
- endapan informasi pelaksanaan kegiatan sebagai wujud dari memori kolektif instansi
- pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan
- sarana peningkatan efisiensi operasional instansi
- memenuhi ketentuan hukum yang berlaku
- bukti eksistensi instansi
Bagi Kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain meliputi:
- bukti pertanggungjawaban/akuntabilitas nasional
- rekaman budaya nasional sebagai memori kolektif dan prestasi intelektual bangsa
- bukti sejarah
F. Penutup
Uraian di atas merupakan pokok-pokok dalam bidang kearsipan yang minimal perlu diketahui dan dipahami oleh semua elemen yang concern terhadap bidang ini, terutama para pelaku atau pengelola kearsipan. Gambaran umum di atas menjadi titik tolak yang harus dijabarkan pada tataran yang lebih detail dan dasar yang harus dikembangkan pada tingkat implementasi.
Dengan penguasaan dasar kearsipan, perkembangan bidang ilmu informasi lain tidak akan meredusir peran kearsipan bahkan seharusnya justru menunjang pengembangannya, seperti misalnya perkembangan teknologi informasi.
Perkembangan teknologi informasi merupakan hal yang tidak dapat dielakkan. Imbas dari perkembangan tersebut menyeruak kesegala bidang termasuk kearsipan. Sebagai pengelola bidang kearsipan tentu kita harus merespon secara positif perkembangan tersebut. Hal itu akan sangat menguatkan eksistensi kita sebagai pengelola kearsipan yang merupakan bagian dari pengelola informasi, sesuatu yang menjadi mainstream di abad ini.
Apabila selama ini peran pengelola kearsipan dalam suatu organisasi dipandang relatif rendah maka dengan kemampuan mengadopsi perkembangan teknologi informasi tersebut akan merubah image yang selama ini melekat pada diri pengelola bidang kearsipan .
Daftar Pustaka
Arsip dan Sejarah, Jakarta: ANRI, 1980.
Kennedy, Jay and Cherryl Schauder, Records Management, A Guide to Corporate Record Keeping Melbourne: Longman, 1998.
Mykland, Liv Protection and identity: The Archivist’s Identity and Professionalism, Montreal:ICA, XIIth, 1992.
Penn, Ira A, Gail Pennix, Anne Morddel and Kelvin Smith, Records Management Handbook, Vermont: Ashgate Publish, 1992.
Ricks, Betty, et.al., Information and Image Management: a Records System Approach, South Western Publishing Co., Cincinnati, 1992
Robek, Mary, Gerald Brown and Wilmer O. Maedke, Information and Record Management, Los Angeles: California State University, 1987.
Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen, Jakarta: Gramedia, 2003.
Wallace, Patricia E., et.al., Records Management Intregated Information Systems, New Jersey: Prentice Hall Inc., 1992
Walne, Peter, eds, Dictionary of Archival Terminology, Munchen: KG. Saur, 1988.
[1]Pengertian arsip yang lebih menekankan pada fungsi informasi dapat dilihat dari pendapat Jay
Kennedy dan Cherryl Schaudder yang mengemukakan bahwa arsip merupakan informasi yang direkam
dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/
perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Lihat: Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Records management:
A Guide to Corporate Record Keeping (Melbourne: Longman, 1998), hlm. 1. Sedangkan definisi yang lebih
menekankan pada penyimpanan dan pentingnya lembaga arsip dapat dilihat pendapat dari: T.R.
Schellenberg, Modern Archives: Principles and Techniques (Chicago: The University of Chicago Press, 1975), hlm.
17.
[2]Liv Mykland, Protection and identity: The Archivist’s Identity and Professionalism (Montreal:ICA, XIIth, 1992), hal.2.
[3]Jay Kennedy and Cherryl Schauder, Records Management, A Guide to Corporate Record Keeping (Melbourne:
Longman, 1998), hal. 1.
[4]Peter Walne (ed), Dictionary of Archival Terminology (Munchen: KG. Saur, 1988), hal. 128.
[5]Pasal 1 menyebutkan arsip ialah:
a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan, dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
[6]Arsip dan Sejarah (Jakarta: ANRI, 1980), hal. 12.
[7]Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, Pengantar Memahami dan mengelola Informasi dan Dokumen (Jakarta:
Gramedia, 2003), hal.4-6.
[8]Betty Ricks, et.al., Information and Image Management: a Records System Approach (Cincinnati: South Western
Publishing Co., 1992), hal.16.
kembali ke atas
Langganan:
Postingan (Atom)